Взаємодія з внутрішнім замовником в частині «допорогових» закупівель

Напевне найскладніше, у будь-які структурі підприємства, установи чи організації це процес налагодження взаємодії між структурними підрозділами. І з досвіду спілкування із уповноваженими / відповідальними особами такий процес взаємодії,  якщо він не оформлений документально, то практично відбувається таким чином, що всі дії проводить уповноважена / відповідальна особа.

Водночас, не завжди замовник розуміє, що успішна «допорогова» закупівля, а це мається на увазі закупівля, яка відбувається з необхідними технічними характеристиками предмету закупівлі, правильним визначення очікуваної вартості закупівлі, дотриманням принципів проведення публічних закупівель, вчасна закупівля того чи іншого товару, роботи та послуги. Дотримання зазначених умов задля проведення «допорогових» закупівель немає бути лише обов’язком уповноваженої / відповідальної особи, до цього процесу можна залучити й інших працівників, наприклад внутрішнього замовника, якому такий товар, робота чи послуга є необхідні.

Тому, у даному матеріалі спробуємо розібратися із етапами проведення «допорогових» та з’ясувати яким чином замовник може врегулювати питання взаємодії уповноваженої / відповідальної особи із внутрішнім замовником, та як це врегулювати «нормативно».

Етапи проведення «допорогових» закупівель

Чому розпочинаємо із етапів проведення «допорогових» закупівель? Тому, що для того щоб зрозуміти як та коли має взаємодіяти уповноважена / відповідальна особа із внутрішнім замовником потрібно зрозуміти із яких етапів така закупівля складається.

Етап № 1. Планування закупівель. Для правильного та ефективного планування закупівель замовник має визначити:

• свою річну потребу у товарах, роботах та послугах;
• предмет закупівлі;
• очікувану вартість предмета закупівлі;
• вид закупівлі;
• місце поставки товару / надання послуг / виконання робіт;
• строки для задоволення потреби.

На цьому етапі не обійтися без внутрішнього замовника, адже тільки внутрішній замовник знає що йому потрібно та коли.

Етап № 2. Пошук потенційного постачальника / надавача послуг / виконавця робіт. На даному етапі, у разі здійснення закупівлі без використання електронної системи закупівель замовник враховуючи  технічні та якісні характеристики предмету закупівель самостійно здійснює аналіз потенційних постачальників товару / надавачів послуг / виконавців робіт шляхом:

• пошуку у мережі Інтернет;
• аналізу місцевого ринку, де знаходиться замовник;
• моніторингу потенційних постачальників товарів у електронному каталозі;
• аналізу електронної системи закупівель;
• тощо

Етап № 3. Аналіз ринку. Після того як знайдено потенційних постачальників товарів / надавачів послуг / виконавців робіт необхідно визначити того, який запропонує найнижчу ціну, але врахує усі технічні та якісні характеристики, умови оплати, умови поставки тощо, так як усе це впливатиме на ціну. Для цього необхідно підготувати та направити запит комерційних пропозицій потенційним постачальникам товару / надавачам послуг / виконавцям робіт.

Етап № 4. Відбір та перевірка постачальника / надавача послуг / виконавця робіт. На даному етапі замовник здійснює відбір постачальника / виконавця робіт чи надавача послуг на основі наданих комерційних пропозицій або іншого документу, який їм отриманий та дає можливість дотриматися принципів публічних закупівель, які визначенні у статті 5 Закону України «Про публічні закупівлі», а  саме: добросовісна конкуренція серед учасників; відкритість та прозорість на всіх стадіях закупівель; запобігання корупційним діям і зловживанням; максимальна економія, ефективність та пропорційність.

Також, на даному етапі замовнику потрібно перед тим як прийняти рішення щодо вибору контрагента перевірити такого постачальника / виконавця робіт чи надавача послуг на предмет заборон, які визначенні абзацами 2 та 3 пункту 2 Постанови Кабміну № 1178 від 12.10.2022 року та статтею 13 Закону України «Про забезпечення прав і свобод громадян та правовий режим на тимчасово окупованій території України» (надалі – Закон про тимчасово окуповані території), а  саме щодо:

• замовникам забороняється здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг у: громадян Російської Федерації / Республіки Білорусь (крім тих, що проживають на території України на законних підставах); юридичних осіб, створених та зареєстрованих відповідно до законодавства Російської Федерації / Республіки Білорусь; юридичних осіб, створених та зареєстрованих відповідно до законодавства України, кінцевим бенефіціарним власником, членом або учасником (акціонером), що має частку в статутному капіталі 10 і більше відсотків, якої є Російська Федерація / Республіка Білорусь, громадянин Російської Федерації / Республіки Білорусь (крім тих, що проживають на території України на законних підставах), або юридичних осіб, створених та зареєстрованих відповідно до законодавства Російської Федерації / Республіки Білорусь, крім випадків коли активи в установленому законодавством порядку передані в управління Національному агентству з питань виявлення, розшуку та управління активами, одержаними від корупційних та інших злочинів;
• замовникам забороняється здійснювати публічні закупівлі товарів походженням з Російської Федерації / Республіки Білорусь, за винятком товарів, необхідних для ремонту та обслуговування товарів, придбаних до набрання чинності цією постановою;
• частиною 2 статті 13 Закону про тимчасово окуповані території визначено, що здійснення господарської діяльності юридичними особами, фізичними особами - підприємцями та фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність, місцезнаходженням (місцем проживання) яких є тимчасово окупована територія, дозволяється виключно після зміни їхньої податкової адреси на іншу територію України. Правочин, стороною якого є суб'єкт господарювання, місцезнаходженням (місцем проживання) якого є тимчасово окупована територія, є нікчемним. На такі правочини не поширюється дія положення абзацу 2 частини 2 статті 215 Цивільного кодексу України.

Етап № 5. Укладання договору / отримання іншого документу на підставі, якого здійснюється закупівля. Замовник може укласти договір із постачальником товару / виконавцем робіт / надавачем послуг, який обраний замовником та який буде підтверджувати здійснення закупівлі. Такий договір укладається у відповідності до положень Цивільного та Господарського кодексу України. При цьому, окрім договору замовник може здійснити закупівлю на підставі інших документів, якими можуть бути видаткова або товарно – транспортна  накладна, касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ, тощо.

Етап № 6.  Оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель. Внесення інформацію в електронну систему закупівель є підтвердження здійснення такої закупівлі.

При цьому, договір не оприлюднюється замовником у електронній системі закупівель, так як відсутня законодавча вимога.

При цьому, замовнику слід врахувати положення абзацу 2 пункту 11 Особливостей, що звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель:

• < 50 тис. грн –  замовник не оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, якщо річна потреба є меншою ніж 50 тис. грн;
• ≥ 50 тис. грн < 100 тис. грн – замовник оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель відповідно до пункту 3-8  розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону в електронній системі закупівель.

Як та коли має (чи може) взаємодіяти уповноважена / відповідальна особа із внутрішнім замовником, враховуючи кожний етапи здійснення «допорогової» закупівлі?

Із аналізу етапів «допорогових» закупівель стає зрозуміло, що уповноважена / відповідальна особа може та має взаємодіяти із внутрішнім замовником хоча і не на всіх етапах, так як окремі дії мають вчинятися виключно уповноваженою / відповідальною особою, зокрема затвердження та оприлюднення річного плану закупівель чи змін до нього та оприлюднення в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю укладений без використання електронної системи закупівель.

І так, на етапі першому замовник може вважати, що визначити потребу у товарах, роботах і послуг може і сама уповноважена / відповідальна особа аналізуючи потреби попередніх періодів. При цьому, проходить певний період і у діяльності замовника може щось змінюватися, до прикладу.

Приклад.

Потреба у закупівлі пального попередніх період складала у замовника  1 700 літрів. Уповноважена чи відповідальна особа, аналізуючи закупівлі попереднього періоду та ціни на пальне на дату формування річного плану визначила очікувану вартість закупівлі пального, яка склала 88 400 грн. Враховуючи норми Особливостей в частині визначення вартісних меж предмета закупівлі уповноважена / відповідальна особа внесла інформацію до річного плану закупівель та визначила вид закупівлі – «закупівля без використання електронної системи закупівель». Заключила договір та оприлюднила звіт про договір укладений без використання електронної системи закупівель. І через деякий час уповноваженою / відповідальною особою отримується інформація, що договір який укладений не забезпечить потребу замовника на рік, так як на початку року замовником були придбані автомобілі. В даному випадку під час планування закупівель не було враховувано усю потребу замовника у пальному, а укладання договору буде вважатися як поділ предмету закупівлі. Вихід для замовника один це розірвати договір, який укладений, правильно визначити потребу до кінця року і провести закупівлю враховуючи вартісні межі визначені Особливостями. 

Тому, на даному етапі можна сміливо рекомендувати замовникам два варіанти співпраці уповноважених / відповідальних осіб при здійсненні планування:

• визначення потреб у закупівлі товарів, робіт чи послуг здійснюється кожним окремим структурним підрозділом замовника. У свою чергу відповідальний працівник такого структурного підрозділу  шляхом направлення службової записки або електронного листа з інформацією про обсяг (кількість), орієнтовний початок проведення закупівлі, термін поставки / виконання робіт / надання послуг та    повідомляє про свої потреби уповноважену / відповідальну особу, яка в подальшому таку потребу включає до річного плану закупівель замовника;
• уповноважена / відповідальна особа  направляю інформацію з необхідними обсягами закупівель, які отриманні по інформації з річного плану закупівель попереднього року та направляє на погодження відповідальним особам або керівникам структурних підрозділів, як є ініціаторами закупівлі. Після погодження обсягів та іншої інформації, яка має бути надана уповноваженій особі такі закупівлі включаються до річного плану закупівель.

Етап укладання договору, можна розглядати як окремий процес, у  якому можуть бути визначенні декілька структурних підрозділів замовника, які будуть виконувати кожну окрему функцію, для прикладу: юридичний відділ перевіряє умови договору на відповідність вимогам чинного законодавства та візує його, підрозділ, що ініціює закупівлю перевіряє умови договору на предмет технічних та якісних характеристик предмету закупівлі та  строків надання послуг / виконання робіт / постачання товару, що підтверджується його візою, уповноважена особа перевіряє умови договору на відповідність законодавству з публічних закупівель та обрання відповідного виду закупівлі, відповідність зазначеному підтверджується візою уповноваженої особи, але в будь-якому випадку такий порядок має бути оформлений документально. 

Підсумовуючи вищевикладене, можна зробити висновок, що внутрішня взаємодія уповноваженої / відповідальної особи це запорука успішної закупівлі, тому замість підсумків надаємо замовнику рекомендації, яким чином можна врегулювати питання взаємодії уповноваженої / відповідальної особи із іншими структурними підрозділами замовника:

• визначити відповідальних осіб структурних підрозділів, які будуть здійснювати: визначення потреби у закупівлі товарів, робіт та послуг, аналіз, пошук та відбір постачальника / надавача послуг / виконавця робіт (за необхідності);
• чітко прописати, яким чином здійснюється аналіз та пошук постачальника / надавача послуг / виконавця робіт;
• визначити документи та розробити зразки таких документів, які направляються відповідальними особами потенційним постачальникам / надавачам послуг / виконавцям робіт на підтвердження проведення аналізу та пошуку таких постачальників  / надавачів послуг / виконавців робіт;
• прописати, які документи потрібно отримати від постачальників / надавачів послуг / виконавців робіт для перевірки таких постачальника / надавача послуг / виконавця робіт на предмет заборон визначених у Особливостях та інших нормативно – правових документах;
• за якими критеріями та на підставі яких документів здійснюється відбір постачальника / надавача послуг / виконавця робіт (за найбільш економічно вигідною пропозицією тощо);
• прописати порядок укладання договору;
• визначити перелік, порядок та строки передачі документів для уповноважених осіб, які оформленні відповідальними особами структурного підрозділу замовника;
• у разі якщо замовник є розпорядником бюджетних коштів додатково передбачити підготовку обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі (на виконання вимог постанови Кабміну № 710 від 11.10.2016 року «Про ефективне використання бюджетних коштів» (зі змінами));
• зазначений алгоритм дій оформити у вигляді наказу / положення або іншого розпорядчого документу замовника, з яким ознайомити всіх відповідальних осіб, які задіяні у взаємодії із уповноваженою / відповідальною особою.