Взаємодія з внутрішнім замовником: чому це важливо та навіщо потрібно?

Замовник призначаючи відповідальну особу за проведення «допорогових» закупівель або уповноважену особу за проведення публічних закупівель хибно вважає, що достатніми документи для організації закупівель є: наказ про призначення таких осіб та положення про уповноважену особу. Чому така думка є хибною, ми розглянемо у даному матеріалі та проаналізуємо чому важливо для керівника замовника мати інші розпорядчі документи про взаємодію уповноваженої особи / відповідальної особи з іншими працівниками структурних підрозділів такого замовника.  

За організаційною-правовою формою замовники є підприємства, установами та організаціями різних форм власності і у таких замовників відповідно є своя організаційна структура, яка включає в себе безліч різноманітних департаментів, відділів, управлінь та інших структурних підрозділів. У свою чергу, на такі підрозділи покладенні певні функції та завдання, які виконуються протягом, як правило, календарного року (бюджетного року) та для виконання таких завдань виникає необхідність у замовника забезпечити потреби таких структурних підрозділів у товарах, роботах та послугах, які потрібні для виконання функцій такого замовника та покладених завдань.

І на практиці відбувається наступне, наведемо декілька прикладів.

Приклад 1.

У одного із структурних підрозділів замовників виникла необхідність здійснити закупівлю канцтоварів. Працівник такого структурного підрозділу бере рахунок у постачальника, здійснюється оплата та отримується товар, який підтверджується накладною. Через місяць така інформація потрапляє до відповідальної чи уповноваженої особи. В такому випадку така особа потрапляє в ситуацію, що закупівля уже відбулася, але така закупівля не була включена до річного плану, та враховуючи уже здійсненні закупівлі по одному коду ДК (ЄЗС) по канцтоварах сума перевищує 50 тис. грн. Тобто це означає, що замовник мав в електронній системі оприлюднити протягом 10 робочих днів з дня укладення договору на закупівлю канцтоварів звіт про договір про закупівлю укладений без застосування електронної системи закупівель. І дана ситуація привела замовника до того, що останнім допущено порушення, яке відповідно до статті 164-14 Кодексу України про адміністративні правопорушення (надалі – КУпАП) є порушенням законодавства про закупівлі, а  саме «неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі».

Приклад 2.

На початку року уповноважена особа враховуючи потреби, які надали структурні підрозділи здійснила закупівлю послуг з технічного обслуговування транспортних засобів. У травні місяці один із структурних підрозділів, який не подав свою потребу для уповноваженої особи (не був визначений працівник, який відповідає за надання потреби для уповноваженої особи) звернувся до надавача послуг з яким укладений договір про закупівлю та провів техогляд транспортного засобу, який за таким підрозділом закріплений. Надавач послуг надав працівникові окремий рахунок так як такий автомобіль не був передбачений у переліку транспортних засобів у рамках виконання такого договору про закупівлю. Рахунок за техобслуговування надано у бухгалтерію для оплати, і уже на етапі оплати працівник бухгалтерії зафіксував те, що така послуга була надана не в рамках виконання договору про закупівлю, який укладений за результатами відкритих торгів. І що ж в такій ситуації відбувається? Техогляд транспортного засобу це послуга, яка надається планово, у зв’язку з тим, що у окремому структурному підрозділі не було визначено відповідальну особу, яка надає потреби у закупівлях товарів, робіт та послуг, потреба у послузі з техогляду автомобіля, який закріплений за таким підрозділом не була передана уповноваженій особі замовника. Самостійне звернення працівника такого підрозділу до надавача послуг з техобслуговування автомобіля привела до того, що така послуга отримана без проведення процедури закупівлі, а це є порушення, яке відповідно до статті 164-14 Кодексу України про адміністративні правопорушення (надалі – КУпАП), а  саме: «придбання товарів, робіт і послуг до/без проведення процедур закупівель / спрощених закупівель відповідно до вимог закону»     

Зазначенні приклади, а такі ситуації не є поодинокими та вичерпними, приводять до порушень законодавства у сфері публічних закупівель, та як наслідок відбувається притягнення уповноважених осіб (посадових) осіб замовника до адміністративної відповідальності. Такі правові наслідки настають оскільки відсутні розпорядчі документи у замовника, які б містили порядок та правила взаємодії внутрішніх структурних підрозділів із уповноваженою / відповідальною особою. 

І насправді керівники замовників недооцінюють ситуацію, адже за порушення законодавства з публічних закупівель можуть притягнути  до адміністративної відповідальності і керівника замовника.

Відповідальність у публічних закупівлях

Порушення у сфері публічних закупівель визначенні у статті 164-14 КУпАП, за які настає адміністративна відповідальність. Таку відповідальність можна розділити на два види: порушення за які притягуються до відповідальності службові (посадові), уповноважені особи замовника та порушення за які притягується керівник замовника. Проаналізуємо відповідальність яка визначена у статті 164-14 КУпАП та наведемо у таблиці.

Рекомендації замовникам

 У даному матеріалі замість підсумків надамо рекомендації замовникам з метою запобігання ситуацій, які можуть привести до порушень у сфері закупівель:

1. підготувати та визначити не лише уповноважених осіб, які відповідають за організацію закупівель шляхом застосування відкритих торгів, але й відповідальних осіб, які проводять закупівлі, визначенні у пункті 11 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості);
2. визначити окремим розпорядчим документом чи окремим документом по структурному підрозділ відповідальну особу, яка має групувати потреби структурного підрозділу та передавати їх уповноваженій / відповідальній особам замовника, які здійснює закупівлі товарів, робіт та послуг;
3. затвердити чіткий алгоритм та порядок взаємодії структурних підрозділів з уповноваженою / відповідальною особою замовника. У такому документі має бути передбачено: як визначається потреба, хто здійснює аналіз ринку та які документи оформляються, як визначається очікувана вартість закупівлі, в які строки та яка інформація передається уповноваженій / відповідальній особі, як відбувається обмін інформацією та документами між структурними підрозділами тощо;
4. положення про робочу групу, у разі проведення відкритих торгів. Така робоча група може залучатися, керуючись положеннями статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі»;
5. передбачити відповідальність працівників у разі недотримання вимог розпорядчих документів щодо взаємодії внутрішніх структурних підрозділів із уповноваженою / відповідальною особою замовника, яка здійснює закупівлі товарів, робіт та послуг.