Вимога щодо надання довідки у довільній формі: як здійснити розгляд учасника
2
105
Поширеною є вимога надання довідки у довільній формі на підтвердження тої чи іншої інформація щодо предмета закупівлі. Але, не завжди замовник та учасник однаково розуміють поняття довільної форми документа. Як наслідок такі суперечності можуть призвести до неправомірного відхилення, оскарження рішень замовника та в результаті до неуспішної закупівлі.
Формуючи тендерну документацію замовники повинні враховувати норми Особливостей, а також статті 22 Закону. Зокрема частина 2 статті 22 Закону містить перелік відомостей, які замовник обов'язково зазначає в ТД. А також в статті 23 Закону зазначено вимоги до технічних специфікацій, які передбачені в статті 22 Закону.
При цьому, у тендерній документації відомості, наведені у пункті 2 частини другої статті 22 Закону, визначаються відповідно до вимог, зазначених в абзацах шостому - восьмому пункту 28 Особливостей.
Так, встановлюючи окремі вимоги замовник може визначати спосіб підтвердження інформації чи відомостей у довільній формі. Тому перш за все варто зрозуміти, що є такою довільною формою документу.
Тлумачний словник української мови визначає довільний як нічим не обмежений; який виникає, здійснюється за власним бажанням.
Чи означає таке пояснення слова довільний можливість складення довідки учасником повністю на власний розсуд? Не зовсім, адже інформація наданої довідки має відповідати конкретним вимогам замовника.
Тендерна пропозиція - пропозиція щодо предмета закупівлі або його частини (лота), яку учасник процедури закупівлі подає замовнику відповідно до вимог тендерної документації (пункт 32 частини статті 1 Закону)
Переможець процедури закупівлі - учасник, тендерна пропозиція якого відповідає всім критеріям та умовам, що визначені у тендерній документації, і визнана найбільш економічно вигідною, та якому замовник повідомив про намір укласти договір про закупівлю, або учасник, якому замовник повідомив про намір укласти договір про закупівлю за результатами застосування переговорної процедури закупівлі (пункт 18 частини статті 1 Закону).
Тобто, учасник готує свою пропозицію згідно вимог замовника. А замовник має право визначити учасника переможцем, якщо той повністю дотримався умов ТД. При цьому, під час розгляду тендерної пропозиції важливо кожне слово та формулювання вимоги на підтвердження якої здійснюється перевірка. Тому, під час розгляду учасника щодо виконання вимоги надання довідки у довільній формі замовнику варто проаналізувати на підтвердження якої інформації така довідка вимагається, чи є додаткові вимоги до довідки (оформлення, інформація, яка має в ній міститися тощо).
Наприклад, на підтвердження досвіду виконання аналогічного договору за предметом закупівлі замовник вимагає довідку у довільній формі. Це означає, що учасник може надати інформацію про наявний досвід, викладену на власний розсуд. Якщо ж замовник на підтвердження досвіду виконання аналогічного договору за предметом закупівлі вимагає довідку у довільній формі, яка повинна містити інформацію про дату на номер такого договору, тоді виконанням вимоги буде надання документу викладеному у довільній формі на розсуд учасника, але вже обов'язково із зазначенням дати та номеру аналогічного договору.
Суть скарги: Скаржник зазначає, що учасником ТОВ наданий файл на 5 аркуші якого міститься документ: Відомість матеріальних ресурсів та перелік необхідних дорожніх машин та механізмів без зазначення цін. Також зазначений об’єкт по якому надається дана відомість, а саме: Поточний ремонт автомобільної дороги загального користування місцевого значення. Як вбачається з наданого документа, він не складений на об’єкт закупівлі, що є невідповідністю тендерної пропозиції тендерній документації та є підставою для відхилення пропозиції.
У ході розгляду зазначеного питання АМКУ встановлено наступне. Документація містить перелік документів та/або інформації, які подаються учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції.
Інформація щодо необхідних технічних, якісних та кількісних характеристик предмета закупівлі вказана у Технічній специфікації (Відомості обсягів робіт (послуг, BoQ) та Відомості матеріальних ресурсів, що зазначені у Додатку 3 до тендерної документації), на підтвердження згоди з якою Учасниками надається відповідна інформаційна довідка в довільній формі. Учасники процедури закупівлі повинні надати в складі тендерної пропозиції також документи, які підтверджують відповідність тендерної пропозиції учасника технічним, якісним, кількісним та іншим вимогам до предмета закупівлі, а саме: — договірну ціну за укрупненими показниками вартості, за формою Додатку Методики визначення вартості дорожніх робіт та послуг щодо визначення вартості нового будівництва, реконструкції, ремонтів та експлуатаційного утримання автомобільних доріг загального користування(далі – Методика); — відомості матеріальних ресурсів та перелік необхідних дорожніх машин та механізмів без зазначення цін; — календарний план надання послуг.
У складі Пропозиції Переможця міститься, зокрема, відомість матеріальних ресурсів та перелік необхідних дорожніх машин та механізмів без зазначення цін Поточний ремонт автомобільної дороги загального користування місцевого значення. Зазначена відомість містить інформацію про перелік необхідних дорожніх машин та механізмів без зазначення цін, а також дорожньо-будівельні матеріали, що відповідають відомості матеріальних ресурсів, наведених в додатку Документації.
Документація не містить окремих вимог до порядку оформлення відомості матеріальних ресурсів та перелік необхідних дорожніх машин та механізмів без зазначення цін, у тому числі необхідності зазначення інформації про предмет Процедури закупівлі. Враховуючи наведене, відсутні підстави для задоволення Скарги в цій частині.
Суть скарги: відповідно до протоколу підставою відхилення Пропозиції Скаржника було не надання довідки, складену у довільній формі про наявність обладнання, матеріально-технічної бази та технологій із зазначенням інформації про наявність обладнання для ремонту та заправки кондиціонерів. … Враховуючи викладене, тендерна пропозиція Учасника не відповідає умовам технічної специфікації та іншим вимогам щодо предмета закупівлі тендерної документації.
Скаржник же зазначає, що завантажив Довідку (у довільній формі), в якій декларував про наявність матеріально-технічної бази та технологій із зазначенням переліку техніки. Замовник вказує, що у наданій довідці відсутнє обладнання для ремонту та заправки кондиціонерів.
Позиція органу оскарження: Додаток Документації містить документи, що вимагаються Замовником для завантаження учасником-переможцем відповідно до вимог пункту 47 Особливостей та інші документи — Довідку у довільній формі про наявність обладнання, матеріально-технічної бази та технологій із зазначенням інформації про наявність: — оснастки для діагностики двигуна; — обладнання для діагностики ходової частини екскаваторів; — обладнання для ремонту гальмівних систем з АВS; — обладнання для ремонту та заправки кондиціонерів; — спеціалізованого інструменту для ремонту та техобслуговування транспортних засобів Замовника.
У складі Пропозиції Скаржника міститься, зокрема: Довідка про наявність обладнання, матеріально-технічної бази та технологій учасника , в якій зазначено, зокрема: Учасник на виконання вимог тендерної документації замовника надає інформацію про наявність обладнання, матеріально-технічної бази та технологій, наявність мобільної сервісної бригади для усунення поломок та виїзд на адресу Замовника та наведено перелік найменування, який складає 114 позицій. Слід зазначити, що Документація не містить окремих вимог до порядку оформлення зазначеної довідки. Замовник не мав підстав для відхилення Скаржника в цій частині.
В наведеному прикладі замовник вимагав довідку у довільній формі та єдиною вимогою до такої довідки було обов'язкове зазначення визначеного переліку обладнання. Учасник умову виконав та склав документ на власний розсуд, що не суперечить вимогам ТД. Одна із поширених помилок замовника це довільна інтерпретація своїх же вимог ТД, коли під час розгляду замовник перевіряє на відповідність тим вимогам, які він лише мав на увазі, але які чітко не зазначив в ТД. Тому, якщо замовнику важливо отримати від учасника певну інформацію чи документи про це варто подумати ще на етапі підготовки тендерної документації.
Доречі, зручно шукати актуальні висновки ДАСУ та рішення Органу оскарження щодо будь-якої ситуації на Clarity App
Запит ДАСУ про надання пояснень: Просимо надати посилання на назву файлу в тендерній пропозиції учасника ПП про виконання вимоги щодо надання інформації, складеної у довільній формі про те, що технічні, якісні характеристики предмета закупівлі передбачають застосування заходів із захисту довкілля.
Відповідь замовника: Комісія АМКУ розглянула скаргу фізичної особи-підприємця щодо порушення Замовником порядку проведення Процедури закупівлі.
Скаржник зазначав, що учасник ПП в складі тендерної пропозиції надав файл «3.4 довідка захист довкілля.pdf», в якому просто скопійований додаток. Дана інформація, на думку Скаржника, також прямо відноситься до інформації про технічні і якісні характеристики, тому Замовник повинен був відхилити Пропозицію Переможця.
Замовник зазначав, що учасником ПП на виконання вимог Документації надано у складі Пропозиції інформацію в довільній формі про погодження з умовами, вимогами та об’ємами викладеними у додатку до Документації, це зазначено в першому абзаці документу. Тобто Переможець надав у складі своєї Пропозиції інформацію, щодо застосування заходів із захисту довкілля, на виконання вимог Документації в довільній формі, яку обрав самостійно.
Комісія АМКУ відповідно до рішення № 5648-р/пк-пз від 09.04.2025 погодився із позицією Замовника. Документацією передбачена необхідність надання у складі Пропозиції інформації про те, що технічні, якісні характеристики предмета закупівлі передбачають застосування заходів із захисту довкілля саме у довільній формі.
Комісія АМКУ відмовила фізичній особі-підприємцю у задоволенні скарги зокрема і в частині відсутності довідки про здійснення заходів з захисту довкілля і підтвердив її наявність в довільній формі в складі тендерної пропозиції ПП.
ДАСУ пояснення замовника враховано та за результатами моніторингу порушень не виявлено.
За результатами моніторингу процедури закупівлі установлено, що Замовник у тендерній документації для підтвердження відповідності кваліфікаційному критерію «Наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів)» установив вимогу щодо надання учасниками у складі тендерної пропозиції довідки в довільній формі за підписом уповноваженої особи учасника, скріпленої печаткою учасника (у разі її використання), з зазначенням номеру аналогічного договору, організації (замовника), адреси, суми договору і стану його виконання, який укладений та виконаний у 2023-2024 роках, із наданням копії договору (без додатків та додаткових угод), що вказаний в довідці, та оригіналами чи копіями документів, що підтверджують факт повного виконання вказаного договору (Акт приймання-передавання товару, видаткова накладна або відгук від контрагента, тощо).
На виконання вищезазначених вимог учасником ТОВ у складі тендерної пропозиції надано Довідку з інформацією про виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів) (не менше одного), копію договору про закупівлю пального та копію видаткової накладної. При цьому, Довідка не містить інформації про номер аналогічного договору та суму аналогічного договору, що не відповідає вимогам підпункту 1 пункту 1 Додатку 1 до тендерної документації Замовника
Замовник на порушення вимог пункту 43 Особливостей не виявив вищезазначену невідповідність та не встановив вимогу щодо її усунення у вимозі про усунення невідповідностей шляхом надання довідки в довільній формі за підписом уповноваженої особи учасника, скріпленої печаткою учасника (у разі її використання), з зазначенням номеру аналогічного договору, організації (замовника), адреси, суми договору і стану його виконання, який укладений та виконаний у 2023-2024 роках, тим самим не надав можливість цьому учаснику усунути таку невідповідність.
Наведений приклад доводить, що довідка в довільній формі це не завжди про вільний вибір учасником способу формування та наповнення такої довідки. Так, замовник вимагав довідку в довільній формі, але яка має містити визначений замовником перелік інформації. Тобто, учасник може зазначити інформацію у вигляді таблиці або просто перелічити необхідні відомості, додавати текст на власний розсуд тощо, але довідка у будь-якому разі має відповідати вимогам ТД та містити визначений замовником перелік інформації.
