Уповноважена особа в публічних закупівлях: хто це

Замовники, які проводять закупівлі товарів, послуг та робіт за Особливостями здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затвердженими постановою Кабміну від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) задають запитання, а чи змінилися норми щодо визначення порядку організації закупівельної діяльності замовника?

Аналізуючи норми Особливостей можна зробити висновок, що законодавець не змінив порядок та не визначив особливості щодо організації закупівельної діяльності замовника, а тому замовник має керуватися нормами Закону України «Про публічні закупівлі» (надалі – Закон). Тому, у даному матеріалі нагадаємо норми Закону щодо вимог визначених до уповноваженої особи та проаналізуємо положення Особливостей, які види закупівель обов’язково проводяться лише уповноваженою особою.

Хто ж така уповноважена особа?

Уповноважена особа (особи) - службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі / спрощених закупівель згідно з цим Законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника (пункту 35 частини 1 статті 1 Закону).

Тобто, із наведеного в Законі визначення вбачається, що уповноважена особа може бути особою при наявності одночасно всіх умов:

• службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника;
• визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі;
• визначена відповідальною на підставі власного розпорядчого рішення замовника.

Умова 1. Службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника

Нормами визначено, що уповноваженою особою може бути службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника.

Щодо категорії осіб: службова (посадова) чи інша особи, кого відносимо?

Чітких визначень хто відноситься до службової особи або до посадової особи замовника у нормах Закону не міститься. Водночас, такі визначення можна віднайти у інших нормативно – правових документах, ось для прикладу у статті 18 Кримінального кодексу України наведений перелік осіб, які вважаються «службовими особами». Так, службовими особами є особи, які постійно, тимчасово чи за спеціальним повноваженням здійснюють функції представників влади чи місцевого самоврядування, а також постійно чи тимчасово обіймають в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах чи організаціях посади, пов'язані з виконанням організаційно-розпорядчих чи адміністративно-господарських функцій, або виконують такі функції за спеціальним повноваженням, яким особа наділяється повноважним органом державної влади, органом місцевого самоврядування, центральним органом державного управління із спеціальним статусом, повноважним органом чи повноважною службовою особою підприємства, установи, організації, судом або законом.

Що ж до категорії «посадових» осіб, то у свій час Міністерство юстиції України в листі від 22.02.2013 №1332-0-26-13/11 надав визначення терміну «посадова особа». Зміст такого листа зводився до того, що для вирішення питання щодо визначення поняття «посадова особа» необхідно виходити з правозастосовної практики, яка зазначає, що головним критерієм віднесення особи до кола посадових осіб є наявність в неї організаційно-розпорядчих або адміністративно-господарських функцій.

У свою чергу, відповідно до судової практики, яка склалася і знайшла своє відображення у відповідному узагальненні Верховного Суду України (постанова Пленуму Верховного Суду України від 26.04.2002 №5 «Про судову практику у справах про хабарництво»), організаційно-розпорядчими обов'язками є обов'язки по здійсненню керівництва галуззю промисловості, трудовим колективом, ділянкою роботи, виробничою діяльністю окремих працівників на підприємствах, в установах чи організаціях незалежно від форм власності.

Такі функції виконують, зокрема, керівники міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, державних, колективних чи приватних підприємств, установ і організацій, їх заступники, керівники структурних підрозділів (начальники цехів, завідуючі відділами, лабораторіями, кафедрами), їх заступники, особи, які керують ділянками робіт (майстри, виконроби, бригадири тощо). У той же час під адміністративно-господарськими обов'язками розуміються обов'язки по управлінню або розпорядженню державним, колективним чи приватним майном (установлення порядку його зберігання, переробки, реалізації забезпечення контролю за цими операціями тощо). Такі повноваження в тому чи іншому обсязі є у начальників планово-господарських, постачальних, фінансових відділів і служб, завідуючих складами, магазинами, майстернями, ательє, їх заступників, керівників відділів підприємств, відомчих ревізорів та контролерів тощо.

Також, у Закону України «Про запобігання корупції» для цілей визначення суб’єктів, на яких поширюється дія зазначеного Закону, а саме у підпункті «и» пункту 1 частини 1 статті 3 Закону наводиться перелік можливих «посадових та службових осіб інших державних органів», які підпадають під визначення посадових та службових осіб, якими є

працівники державних органів, які здійснюють функції представників влади або обіймають посади, пов’язані з виконанням організаційно-розпорядчих чи адміністративно-господарських функцій.

Як правило функції уповноваженої особи виконуються із категорії «інша особа, яка є працівником замовника».

У даній нормі розуміється, що уповноважена особа, як будь-який працівник замовника реалізуючи своє право на працю шляхом укладення трудового договору про роботу на підприємстві, в установі, організації або з фізичною особою, отже уповноважена особа має перебувати у трудових відносинах із замовником та на такі відносини поширюються норми трудового законодавства.

Нагадаємо, що трудовий договір є угода між працівником і роботодавцем (роботодавцем - фізичною особою), за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою, а роботодавець (роботодавець - фізична особа) зобов'язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін. Трудовим договором можуть встановлюватися умови щодо виконання робіт, які вимагають професійної та / або часткової професійної кваліфікації, а також умови щодо виконання робіт, які не потребують наявності у особи професійної або часткової професійної кваліфікації (стаття 21 Кодексу законі про працю України).

Умова 2. Працівник замовника визначений відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі.

Які функції включаються до організації та проведення закупівель? Якщо брати до уваги норми частини 10 статті 11 Закону, то уповноважена особа:

1) планує закупівлі та формує річний план закупівель в електронній системі закупівель;

2) здійснює вибір процедури закупівлі;

3) проводить процедури закупівель / спрощені закупівлі;

3-1) оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, у випадку здійснення закупівель відповідно до частини 7 статті 3 цього Закону;

4) забезпечує рівні умови для всіх учасників, об’єктивний та чесний вибір переможця процедури закупівлі / спрощеної закупівлі;

5) забезпечує складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених цим Законом;

6) забезпечує оприлюднення в електронній системі закупівель інформації, необхідної для виконання вимог цього Закону;

7) здійснює інші дії, передбачені цим Законом.

Керуючись частиною 9 статті 11 Закону примірне положення про уповноважену особу затверджується Уповноваженим органом, так інші повноваження та функції уповноваженої особи визначенні положенням про уповноважену особу. Примірна форма положення про уповноважену особу, затверджена наказом Мінекономіки від 08.06.2021 № 40. Важливо зазначити, що примірна форма не є обов’язковою до застосування, а тому замовники можуть використовувати, але з урахуванням чинного закупівельного законодавства або розробити його самостійно.

За проведення яких закупівель обов’язково відповідає уповноважена особа?

Пунктом 3 частини 10 статті 11 Закону визначено, що уповноважена особа проводить процедури закупівель / спрощені закупівлі. Також уповноважена особа під час організації та проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі повинна забезпечити об’єктивність та неупередженість процесу організації та проведення процедур закупівель / спрощених закупівель в інтересах замовника (частина 6 статті 11 Закону).

Єдиною процедурою закупівель, яка визначена Особливостями є відкриті торги, а відтак уповноважена особа є відповідальною за організацію та проведення лише відкритих торгів у порядку визначеному Особливостями.

Звичайно постає питання, а що з іншими видами закупівель, які визначенні Особливостями, хто відповідальний за такі закупівлі, а саме:

• закупівля без використання електронної системи закупівель;
• закупівля через електронний каталог шляхом формування замовлення;
• закупівля через електронний каталог шляхом запиту ціни пропозицій;
• закупівля у порядку аналогічному до порядку проведення спрощеної закупівлі;
• закупівля без використання електронної системи закупівель за виключеннями наведеними у пункті 13 Особливостей.

Враховуючи положення частини 6 та 10 статті 11 Закону для організації зазначених закупівель замовник може призначити або визначити будь-яку особу (працівника) із числа штатних працівників, без будь-яких кваліфікаційних характеристиках та вимог до такої особи.

Умова 3. Уповноважена особа визначена відповідальною на підставі власного розпорядчого рішення замовника.

Таким чином унормовано, що визначення та призначення уповноваженої особи здійснюється наказ про призначення / визначення уповноваженої особи або іншим розпорядчим документом замовника.

У відповідності до пункту 3 статті Закону замовник має право призначити декілька уповноважених осіб, за умови що кожна з таких осіб буде відповідальною за організацію та проведення конкретних процедур закупівель / спрощених закупівель.

Що ж дозволено Законом? Те що замовник може призначати декількох уповноважених осіб, які будуть відповідати за різні закупівлі як:

• за видами закупівель;
• за предметом закупівлі (кодами закупівлі Єдиного закупівельного словнику);
• за напрямками закупівель, для прикладу комунальні послуги, паливно – мастильні матеріали тощо.

Тобто, Закон надає можливість замовнику самостійно визначати / призначати уповноважених за напрямками, за видами або за предметами закупівель тощо.

Замовник може задавати питання, а чи унормована кількість уповноважених осіб враховуючи кількість закупівель, які були проведенні замовником за попередній рік? Законодавчо таким нормативів не визначено, але на сайті https://cep.kse.ua/osoba/можна зробити розрахунок необхідної кількості уповноважених осіб.

Проте, замовник має врахувати, що зазначений калькулятор здійснює розрахунок уповноважених осіб, враховуючи види закупівель, які були визначенні Законом у статті 13, а їх було значно більше ніж визначено наразі Особливостями. Окрім цього розрахунок враховує час для проведення закупівель, визначений Законом, а не Особливостями. Тому, наразі в період дії Особливостей замовнику не варто використовувати зазначений калькулятор для визначення необхідної кількості уповноважених осіб.

Уповноважена особа: чи є це посадою?

Важливо відзначити, що у Класифікаторі професій відсутня така професія як «Уповноважена особа», тому «Уповноважена особа» не є посадою, а є обов’язками покладеними на службову (посадову) особу або іншого працівника замовника.

. Відповідно уповноваженою особою може бути бухгалтер, економіст, юрист або інший працівник організації.

Документи для призначення уповноваженої особи

Як ми вже зазначали призначення уповноваженої особи відбувається наказом або іншим розпорядчим документом замовника. Окрім цього має бути затверджено положення про уповноважену особу. Відповідно мають обов’язковими документами є:

• наказ або інший розпорядчий документ;
• положення про уповноважену особу.

Персональні дані уповноваженої особи

Також важливо відзначити, що частиною 2 статті 11 Закону визначено, що під час користування електронною системою закупівель уповноважена особа вносить до електронної системи закупівель персональні дані, надає згоду на їх обробку та оновлює такі дані у разі їх зміни. Персональні дані, внесені уповноваженою особою до електронної системи закупівель, не оприлюднюються.

Але станом на січень 2023 року в електронній системі закупівель досі не реалізовано відповідні електронні поля для заповнення персональних даних, тому наведену вище норму замовники не мають технічної можливості.