Що робити замовнику якщо Казначейство відмовило в реєстрації договору про закупівлю / договору

Відмова від реєстрації бюджетного зобов’язання – ситуація з неприємних, тим не менше потрапити у неї не так вже й складно. Та все ж перелік причин для отримання такої відмови доволі чіткий та затверджений на законодавчому рівні.  

Відповідно до Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Мінфіну від 02.03.2012 № 309 (далі – Порядок №309), орган Казначейства здійснює реєстрацію та облік бюджетних зобов’язань, бюджетних фінансових зобов’язань розпорядників і одержувачів бюджетних коштів відповідно до Бюджетного кодексу України та з урахуванням вимог Закону України «Про міжнародні договори України», законодавства у сфері закупівель, інших актів законодавства України, що не суперечать бюджетному законодавству, та цього Порядку. А тому можна зробити висновок, що повноваження органу Казначейства є обмеженими у відповідності до норм, встановлених конкретним переліком законодавчо-нормативних актів. 

Звертаючи увагу на пункт 2.10 глави 2 Порядку № 309, органи Казначейства не реєструють зобов’язання у разі: 

• відсутності у розпорядника бюджетних коштів бюджетних асигнувань, встановлених кошторисом; 
• відсутності документів, які підтверджують факт узяття бюджетного зобов’язання; 
• відсутності затвердженого в установленому порядку паспорта бюджетної програми (крім випадків, у яких законодавством не передбачено його затвердження); 
• невідповідності напрямів витрачання бюджетних коштів бюджетному асигнуванню, паспорту бюджетної програми; 
• відсутності документів щодо закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до законодавства у сфері закупівель; 
• недотримання розпорядниками бюджетних коштів бюджетних повноважень та обмежень, які вводяться законодавчими та іншими нормативно-правовими актами; 
• недотримання вимог щодо оформлення поданих документів. 

Окрім цього стаття 7 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) передбачає, що Центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері казначейського обслуговування бюджетних коштів, вживає таких заходів: 

1) до здійснення оплати за договором про закупівлю перевіряє наявність річного плану, договору про закупівлю та звіту про результати проведення закупівлі з використанням електронної системи закупівель, що підтверджують проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі та за результатами якої укладено договір про закупівлю; 

2) не допускає здійснення платежів із рахунка замовника згідно з узятим фінансовим зобов'язанням за договором про закупівлю у випадках: 

• відсутності або невідповідності встановленим законодавством вимогам необхідних документів, передбачених пунктом 1 цієї частини; 
• відміни процедури закупівлі / спрощеної закупівлі; 
• набрання законної сили рішенням суду про визнання результатів процедури закупівлі / спрощеної закупівлі недійсною та/або договору про закупівлю нікчемним; 
• оскарження відповідно до статті 18 цього Закону на період призупинення процедури закупівлі; 
• наявності відповідного рішення органу оскарження відповідно до статті 18 цього Закону. 

Перевірка наявності документів, зазначених у пункті 1 цієї частини, проводиться шляхом перегляду документів, розміщених в електронній системі закупівель. 

Наслідки відмови в реєстрації договору про закупівлю для замовника 

Згідно вимог пункту 2.10 глави 2 Порядку № 309, якщо зобов’язання не зареєстровані у зв’язку з порушенням бюджетного законодавства розпорядниками бюджетних коштів, органи Казначейства застосовують такі заходи впливу як попередження про неналежне виконання бюджетного законодавства з вимогою щодо усунення порушення бюджетного законодавства та/або зупинення операцій з бюджетними коштами відповідно до пунктів 1, 2 частини першої статті 117 Бюджетного кодексу України. 

Якщо зобов’язання не зареєстровані у зв’язку з відсутністю документів щодо закупівлі товарів, робіт і послуг, передбачених законодавством у сфері закупівель, органи Казначейства надсилають розпорядникам бюджетних коштів лист з обґрунтуванням причин їх не реєстрації та повертають Реєстр та/або Реєстр фінансових зобов’язань і підтвердні документи. 

Одним із наслідків отримання відмови від реєстрації бюджетних зобов’язань щодо договору про закупівлю  / договору може стати порушення строків реєстрації такого договору про закупівлю /  договору.  В той же час варто відмітити, що порушення строків реєстрації зобов’язань не може бути причиною для відмови у реєстрації таких зобов’язань, проте є підставою для отримання відповідного попередження. 

Алгоритм дій замовника у разі отримання відмови від реєстрації договору про закупівлю  / договору 

Крок 1. Проаналізувати отримані від органу Казначейства документи та інформацію. У листі щодо відмови від реєстрації бюджетних зобов’язань повинна міститись інформація, в якій працівник органу Казначейства вказує на помилки, допущені замовником, що призвели до відмови у реєстрації бюджетних зобов’язань. Тож аналіз такої інформації та порівняння її із законодавчими вимогами, в тому числі в частині повноважень Казначейства, допоможе закупівельнику більш ретельно дослідити ситуацію та можливі варіанти виходу із неї. 

Наступний крок напряму залежатиме від прийнятого замовником рішення, тож пропонуємо розглянути декілька можливих варіантів: 

Крок 2.1. Виправлення помилки. Якщо замовник має змогу виправити допущену помилку, не порушуючи при цьому законодавчих вимог, відповідно це варто зробити в якомога коротші терміни – аби не спричинити нове порушення у вигляді недотримання строків реєстрації бюджетного зобов’язання. Після усунення усіх зауважень, замовник має змогу повторно направити до органу Казначейства реєстр бюджетних зобов’язань та договір про закупівлю. 

Нагадуємо, що згідно норм Порядку №309, розпорядники бюджетних коштів протягом 7 робочих днів з дати взяття бюджетного зобов’язання подають до відповідного органу Казначейства Реєстр бюджетних зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів і оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку, що підтверджують факт узяття бюджетного зобов’язання. 

Крок 2.2. Повторне направлення органу Казначейства реєстру бюджетних зобов’язань та договору про закупівлю, одночасно із листом-зверненням від імені замовника. Якщо між замовником та представником органу Казначейства виникло непорозуміння, замовник може спробувати повторно надіслати реєстр бюджетних зобов’язань та необхідні документи, проте додати до них ще й лист-звернення, в якому чітко відобразить власну позицію, базуючись на законодавчих нормах. Наповнення листа напряму залежатиме від конкретної ситуації, що склалася, проте рекомендуємо все ж підкріпляти доводи посиланнями на відповідні норми законодавства. 

Однак, непоодинокі випадки, коли представники органу Казначейства відмовляють замовнику в реєстрації бюджетних зобов’язань по договорі про закупівлю або  прямому договорі в усній формі, причому така відмова  не завжди може бути обґрунтованою в частині повноважень даного органу. В такому разі варто направити лист до органу Казначейства із проханням надати замовнику офіційне пояснення щодо причини відмови від реєстрації бюджетного зобов’язання. Також рекомендуємо в такому листі зазначити посиланням на відповідну закупівлю чи оприлюднений звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи, згідно якого виникла дана ситуація. 

Пропонуємо ознайомитися із декількома прикладами щодо можливого оформлення листа-звернення до органу Казначейство, в залежності від ситуації, що склалася: 

Крок 2.3. Розірвання договору. У разі, якщо працівник органу Казначейства чітко обґрунтував підставу щодо відмови в реєстрації бюджетного зобов’язання, а замовник не має змоги правомірно усунути причину такої підстави, рекомендуємо замовнику розірвати договір про закупівлю та оголосити нову процедуру закупівлі (закупівлю) або укласти новий  допороговий договір із врахуванням проблемних моментів попередньої закупівлі. 

Підсумки 

Серед найбільш поширених помилок, яких припускаються замовники під час реєстрації договору про закупівлю та які призводять до відмови казначеєм проведення такої реєстрації, можна виділити: 

• відсутність кошторисних призначень; 
• порушення строків реєстрації бюджетних зобов’язань; 
• невідповідність інформації, відображеної в звіті про проведення процедури закупівлі, умовам наданого в Казначейство договору, тощо. 

Ці та інші, відображені в пункті 2.10 глави 2 Порядку № 309, помилки закупівельників призводять до певних наслідків у вигляді: 

• отримання попередження про неналежне виконання бюджетного законодавства з вимогою щодо усунення порушення бюджетного законодавства та/або зупинення операцій з бюджетними коштами відповідно до пунктів 1, 2 частини першої статті 117 Бюджетного кодексу України у разі, якщо помилки замовника стосуються порушень бюджетного законодавства розпорядниками бюджетних коштів; 
• отримання листа з обґрунтуванням причин їх нереєстрації та повернення замовнику Реєстру бюджетних зобов’язань і підтвердних документів. 

При цьому, замовник не застрахований від не обґрунтованої відмови  в реєстрації договору.  

Відповідно при отриманні усної чи письмової відмови від взяття на облік органами Казначейства бюджетних зобов’язань щодо договору про закупівлю / договору, замовнику перш за все необхідно проаналізувати ситуацію, що склалася, та прийняти одне із відповідних рішень: 

• у разі виникнення непорозуміння з працівниками органу Казначейства, можна спробувати повторно надіслати реєстр бюджетних зобов’язань одночасно із відповідним листом-зверненням, в якому обґрунтувати власну позицію, базуючись на засадах законодавства;  
• усунути такі порушення та повторно направити органам Казначейства реєстр бюджетних зобов’язань та договір про закупівлю; 
• у разі усної відмови від взяття на облік органами Казначейства бюджетних зобов’язань варто направити лист-звернення з проханням пояснити причину відмови; 
• у випадках коли усунути порушення немає змоги, розірвати такий договір про закупівлю та повторно провести процедуру закупівлі.