Коли працівник замовника отримує кошти під звіт для того, щоб витратити на виконання окремого доручення замовника, наприклад, для придбання товару або надання послуги, то в такому випадку виникають питання:
У разі необхідності забезпечення дрібних потреб установи замовника працівнику (тобто підзвітній особі) може бути видано грошові кошти для здійснення видатків у майбутньому. Таке поняття регламентує Порядок бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ, затверджений наказом Міністерства фінансів України 02.04.2014 № 372 (зі змінами), відповідно до пункту 3.3 якого, видані кошти (підзвітні суми) мають цільове призначення і повинні витрачатися з метою, на яку вони видані, згідно з кодами бюджетної економічної класифікації видатків.
Видання коштів під звіт не є постійною практикою для установи замовника, однак у випадках коли потрібно купити терміново простий за характеристиками товар, а процес укладання договору про закупівлю може зайняти певний тривалий час, то замовник може прийняти рішення видати кошти працівникові для придбання необхідного товару.
Грошові кошти, які отримав працівник для здійснення закупівлі, у розумінні податкового законодавства вважаються оподатковуваним доходом. Отже, у разі наявності оподатковуваного доходу та з метою розрахунку суми податку, відповідно до підпункту 170.9.4 пункту 170.9 статті 170 Податкового кодексу України, платнику податку необхідно складати та подавати звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих під звіт (далі – Авансовий звіт) у паперовому або електронному вигляді за формою, встановленою Порядком складання Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, затвердженим наказом Міністерства фінансів України 28.09.2015 № 841 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 09.05.2023 року № 239).
Згідно з вимогами підпункту 170.9.3 пункту 170.9 статті 170 Податкового кодексу України документальне підтвердження суми фактичних витрат на виконання окремих цивільно-правових дій (наприклад, придбання товару за дорученням установи замовника) здійснюється платником податку (замовником) до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку завершив виконання такого доручення шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат.
Отже, після отримання коштів під звіт працівник повинен придбати необхідний товар та при цьому отримати від продавця (постачальника) усі необхідні документи, що підтверджують придбання товару (касовий чек, видаткову накладну, тощо). Після цього передати установі замовника отриманий товар та оформити належним чином Авансовий звіт, до якого додати усі отримані від продавця необхідні документи, які підтверджують закупівлю.
З вищезазначеного можна зробити висновок, що оскільки в такому випадку відбувається закупівля за бюджетні кошти, які замовник видав працівнику для витрачання на конкретні цілі, то не зважаючи на відсутність укладеного договору, замовнику необхідно оприлюднити інформацію про здійснення такої закупівлі в ЕСЗ.
В якому вигляді має бути оприлюднена закупівля за Авансовим звітом?
Як зазначалося вище, закупівлі за Авансовими звітами здійснюються на незначні суми, які переважно коливаються 100 – 1 500 грн. Відповідно до абзацу 2 пункту 11 Особливостей, у разі необхідності придбання товарів та послуг, вартість яких є меншою, ніж 50 тис. грн, замовник може здійснювати таку закупівлю без використання ЕСЗ та без оприлюднення в ЕСЗ звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання ЕСЗ (далі – Звіт про договір).
Проте відповідно до пункту 14 Особливостей закупівлі здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.
Так, якщо сума закупівлі є меншою ніж 50 тис. грн, то замовнику обов’язково необхідно оприлюднити річний план закупівель в ЕСЗ, а Звіт про договір – можна не оприлюднювати. Однак, у разі прийняття замовником рішення оприлюднити в цьому випадку Звіт про договір це не буде вважатися порушенням закупівельного законодавства.
Важливо: перед здійсненням закупівлі необхідним є оприлюднення річного плану або змін до нього, до якого буде включено цю закупівлю. Наприклад: 26.02.2024 працівнику замовника видано кошти для придбання паперу А4. Після цього придбання паперу А4 працівник здійснив 27.02.2024, а передання відповідних документів замовнику – 01.03.2024. Тож уповноважена особа або особа, відповідальна за проведення закупівель, мала включити таку закупівлю до річного плану не пізніше дати придбання товару, тобто 27.02.2024, та в подальшому оприлюднити таку інформацію про цю закупівлю в електронній системі закупівель. Якщо ж вартість предмета закупівлі на рік дорівнює або перевищує 50 тис. грн, але є меншою ніж 100 тис. грн, то постає необхідність оприлюднити не тільки річний план або зміни до нього, а й Звіт про договір протягом 10 робочих днів з дня придбання товару.
Окрім цього, перед тим як працівнику будуть видані кошти під звіт, необхідно переконатися в тому, що за цим предметом закупівлі у поточному році вартість товару ще не перевищує 100 тис. грн, оскільки в протилежному випадку замовнику необхідно проводити відкриті торги або використовувати електронний каталог. Адже, відповідно до пункту 5 Особливостей придбання товару до / без проведення процедури закупівлі відкриті торги / використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару) забороняється та буде вважатися поділом предмета закупівлі й може тягнути за собою накладення штрафу, як на уповноважену особо так і на керівника установи замовника.
Далі розглянемо особливості оприлюднення інформації про закупівлю зокрема у разі здійснення видатків на підставі Авансового звіту.
Яку інформацію повинен містити Звіт про договір у разі придбання за Авансовим звітом?
Не зважаючи на те, що у разі закупівлі вартістю менше 50 тис. грн замовник може не оприлюднювати Звіт про договір, багато замовників все ж таки на підставі річного плану закупівлі створюють закупівлю без використання ЕСЗ, результатом якої є оприлюднення Звіту про договір. Тому розглянемо які реквізити підтвердного документа має містити такий звіт.
Частиною 3 статті 3 Закону визначено перелік та вимоги до інформації, яку повинен містити Звіт про договір, в тому числі: дата укладення та номер договору / документа (документів), що підтверджують придбання товару (товарів), робіт та послуги (послуг).
У разі придбання товару за Авансовим звітом за такою закупівлею Звіт про договір, керуючись пунктом 3-8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону, необхідно оприлюднити протягом 10 робочих днів з дня укладення договору про закупівлю (або ж придбання товару).
З прикладами закупівель, здійснених на підставі Авансового звіту, можна ознайомитися за посиланнями:
https://prozorro.gov.ua/plan/UA-P-2024-02-07-000636-c (інформаційно-консультативна послуга) - оприлюднено лише річний план закупівель без Звіту про договір;
https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2023-08-28-012214-a (придбання бензину А-95) та https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2023-11-23-015181-a (крісла офісні) - оприлюднено річний план закупівель та Звіт про договір;
https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2024-02-05-000759-a (основа для маскувальної сітки) - оприлюднено річний план закупівель, Звіт про договір та Авансовий звіт разом з іншими документами, що підтверджують використання бюджетних коштів. За цим посиланням також можна подивитися приклад заповнення Авансового звіту.
Слід зазначити, що за Авансовим звітом можна придбати не лише товари, а й отримати послуги.
Чи припустимо в одному Авансовому звіті зазначення різних предметів закупівлі?
Досить часто на підставі одного Авансового звіту може здійснюватися закупівля декількох товарів, які є різними предметами закупівлі (мають різні коди за ДК 021:2015). Наприклад, працівнику для обслуговування легкового автомобіля, що знаходиться на балансі установи замовника, необхідно придбати: 1) фарби для автомобіля (ДК 021:2015:44810000-1: Фарби); 2) поліроль (ДК 021:2015:39830000-9: Продукція для чищення); 3) втулка (34330000-9: Запасні частини до вантажних транспортних засобів, фургонів та легкових автомобілів).
Оприлюднити закупівлю в ЕСЗ технічно можливо лише за одним конкретним кодом ДК 021:2015. Тож в такому випадку необхідно проаналізувати товари, зазначені в Авансовому звіті, а потім на суму предмету закупівлі за кожним окремим кодом ДК 021:2015 оприлюднити окрему закупівлю (річний план закупівель або зміни до нього та за необхідністю Звіт про договір). Якщо в одному авансовому звіті декілька позицій товару, що належить до одного коду за ДК 021:2015, то вартість усіх однакових позицій можна підсумувати і на цю суму оприлюднити одну закупівлю.
Можливість оформлення одного підтвердного документу, в якому визначено декілька різних предметів закупівлі, у разі якщо вартість кожного не перевищує 50 тис. грн, розглянуто також у листі Мінекономіки від 05.05.2020 вих. № 3304-04/28729-06.
Рекомендований алгоритм дій для замовника
Отже, вищеописаний порядок здійснення закупівлі за авансовими звітами дозволяє сформулювати наступний алгоритм дій для замовника. Перш за все має бути налагодженою співпраця між працівниками бухгалтерії та уповноваженою особою. Коли замовник приймає рішення видати працівнику кошти під звіт, то особа уповноважена на проведення закупівель, повинна визначити до якого предмета закупівлі належить товар (послуга), що планується придбати і яким буде порядок придбання відповідно до Особливостей, виходячи із загальної річної вартості цього товару (послуги). Після визначення вартості порядок дій наступний:
- якщо річна вартість предмета закупівлі є меншою ніж 50 тис. грн, тоді уповноважена особа має бути попереджена про дату придбання товару (послуги), щоб вчасно включити таку закупівлю до річного плану закупівель та оприлюднити відповідну інформацію в ЕСЗ;
- якщо ж вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 50 тис. грн, тоді уповноважена особа, окрім інформації про дату придбання, має отримати підтвердні документи протягом, наприклад 5 робочих днів, аби вчасно оприлюднити необхідну інформацію в електронній системі закупівель;
- якщо вартість предмета закупівлі на рік дорівнює або перевищує 100 тис. грн, тоді кошти під авансовий звіт не можуть бути видані, а потрібно застосовувати відриті торги або електронний каталог (для товару).
Дотримуючись зазначеного алгоритму замовники можуть здійснювати закупівлі за кошти, видані під звіт, та не порушувати закупівельне законодавство.
