Уповноважена особа на початку року вже розуміє приблизний об'єм роботи, який її чекає далі та пріоритетність кожної поставленої задачі. Тобто має певний план, але переважно тримає це все в голові. Однак, виходить так, що задач треба одночасно виконувати декілька і вони далеко не завжди стосується публічних закупівель. Тому, щоб мінімізувати ситуації, коли одночасно треба здійснювати розгляд тендерних пропозицій по кількох закупівлях, відхиляти учасника по ЗПП та оприлюднювати нашвидкоруч прямі договори пропонуємо перенести план роботи у певний графічний формат.
Попередній річний план
Кожен рік УО починається із планування, тож рекомендуємо складати попередній річний план (якщо такий не був сформований в кінці минулого року). Такий документ доречно сформувати на основі потреби минулих періодів та із урахуванням зібраної та погодженої поточної потреби від внутрішнього замовника. Тобто, вносячи інформацію в попередній річний план уповноважена особа вже бачить потребу, на яку буде проводити закупівлі протягом поточного року, розуміє де має провести процедуру закупівлі чи використати електронний каталог, а де будуть звичайні допорогові закупівлі.
Пропонуємо до користування приклад Попереднього річного плану.
Аналіз закупівель минулого року
Переважно закупівлі тих товарів, робіт чи послуг, які замовник купує з року в рік мають однакову проблематику, або не мають її взагалі. Тобто, на деякі відкриті торги учасники не приходять, або ж бере участь тільки один, відповідно можна точно розуміти строки проведення таких торгів. В інших закупівлях конкуренція висока та учасники оскаржують кожну дію замовника, тоді варто проаналізувати ще й вимоги ТД, рішення АМКУ тощо та врахувати це під час проведення кожної нової закупівлі.
Рекомендуємо проаналізувати та врахувати в поточному році можливі складнощі або аспекти, які вплинути на строки проведення закупівлі:
- чи виникала складність з отримання інформації про ціни для визначення очікуваної вартості закупівлі
- яка була конкуренція
- як швидко було проведено закупівлі
- чи були звернення / вимоги від учасників та чого вони стосувалися
- чи були скарги на тендерну документацію та / або рішення замовника
- чи були моніторинги та які порушення було встановлено
- тощо
Помісячний план роботи УО
Далі важливо визначити завдання та їх пріоритетність. Так, перші та останні місяці року для замовника завжди найбільш завантажені. До прикладу, в січні замовнику треба буде
- звітувати по не закритих договорах про закупівлю, укладених згідно пункту 10 Особливостей обов’язково, та по інших договорах про закупівлю / договорах на власний розсуд (рекомендуємо закривати всі договори для уникнення ризиків проведення моніторингу)
- укладати додаткові угоди на 20 % із зазначенням сум згідно наявного фінансування та їх оприлюднювати
- розпочинати відкриті торги по предмета закупівлі, де замовник продовжував строк дії договору на 20 %
- розпочинати відкриті торги по поточних потребах
- розпочинати запити пропозицій постачальників по поточних потребах
- робота по прямих із монополістами
- тощо
А от в в лютому та березні основна робота буде направлення на проведення нових процедур закупівель та завершення вже розпочатих. Тобто, акцент із планування та звітування зміститься більше на розгляд тендерних пропозицій.
При цьому, УО розуміє для оприлюднення річного плану достатньо витрати до півгодини часу і це ще разом із складенням протоколу. А от для того, що провести відкриті торги повністю треба протягом місяця бути залученим до цього процесу: від складання тендерної документації до оприлюднення укладеного за результатами процедури закупівлі договору. І якщо одночасно оголосити декілька процедур закупівель буде доволі складно. Тому важливо розділити свою роботу таким чином, щоб не довелося все виконувати одночасно.
Для цього рекомендуємо сформувати помісячний план роботи УО на 2025 рік. Знову таки, щоб наглядно бачити завдання та кінцевий строк його виконання.
В цьому контексті нагадаємо про строки, на які має орієнтуватися уповноважена особа, плануючи свою роботу протягом року
| Задача | Строки | Рекомендації |
| Оприлюднення річного плану | 5 робочих днів з дня його затвердження | Рекомендуємо оприлюднювати річний план безпосередньо в день оголошення ВТ, ЗПП. Такий формат роботи також допомагає уникати невідповідностей інформації в РП та оголошеній закупівлі. А також УО може одним протокольним рішення затвердити і РП, і обрати вид закупівлі, і прийняти рішення про її оприлюднення.Таким чином замовник одномоментно зосереджений на виконання однієї задачі |
| Проведення відкритих торгів (товари та послуги) | мінімальний строк проведення від 14 календарних днів (строк оприлюднення оголошення + день аукціону + строк розгляду пропозицій + мінімальний строк укладання договору про закупівлі) | Безпечніше буде все ж закладати строк навіть до місяця часу. Адже може бути подана скарга як до умов ТД, так і на дії замовника після розгляду, або й дві одночасно, що затягує всі строки проведення процедури закупівлі. Та в будь-якому разі найскладніший етап закупівлі буде розгляд. Саме на цьому етапі УО повинна бути максимально залучена, тому намагайтеся оголошувати закупівлі таким чином, щоб кінцевий строк подання не був однією датою чи дуже поряд. |
| Проведення відкритих торгів (роботи) | мінімальний строк проведення від 21 календарного дня (строк оприлюднення оголошення + день аукціону + строк розгляду пропозицій + мінімальний строк укладання договору про закупівлі) | На проведення закупівлі робіт варто закладати теж значно більше часу, ніж мінімальні строки. Крім цього, об'єктивно розгляд тендерної пропозиції при закупівлі робіт значно складніша справа, ніж в “звичних” для замовника товарах |
| Проведення закупівлі із використанням електронного каталогу | від 3 робочих днів (2 робочих дні на подання пропозицій постачальниками + 3-й день на укладення договору) | Рекомендуємо врахувати той факт, що законодавець не визначив порядок оскарження дій та / або рішень замовника, то на строки проведення даного виду закупівлі може вплинути лише той факт, що замовник може відмінити закупівлю за власним рішенням або ж замовнику доведеться чекати 5 днів, щоб відхилити пропозицію переможця відбору, якщо постачальник не підписав договір у строк, визначений абзацом першим пункту 66 цього Порядку. |
| Робота із прямим договором по виключеннях | 10 робочих днів з дня укладення такого договору | В прямих договорах основна робота буде проходити поза електронною системою закупівель. Збір та аналіз документів для застосування виключення буде залежати від обраної підстави, що відповідно вплине на кількість витрачено на це часу. |
| Робота по допорогових договорах | < 50 тис. грн – оприлюднюємо річний план (5 робочих днів з дня його затвердження)≥ 50 тис. грн < пороговір згідно пункту 10 Особливостей – оприлюднюємо річний план протягом 5 робочих днів з дня його затвердження та звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель - 10 робочих днів з дня укладення такого договору | Якщо ви отримали інформацію про договір (чи документ про оплату) щодо якого треба оприлюднювати звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель рекомендуємо розміщувати у визначені строки річний план та такий звіт одночасно. |
| Звітування | протягом 20 робочих днів при настанні однієї з трьох наступних подій:виконання сторонами договору про закупівлю;закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами;його розірвання. | Варто звернути увагу на умови договору про закупівлю, по якому є потреба прозвітувати, зокрема в частині строку його дії. Адже говорити про чітку дату не зовсім вірно, дата звітування залежить в першу чергу від події, яка настаєПриклад. Якщо строк дії договору визначений до 31.12.2024, але до повного виконання Сторонами своїх зобов’язань, тоді відрахунок 20 робочих днів настає з моменту останньої поставки товару / виконання робіт / надання послуг з боку Постачальника / Виконавця / Надавача та повної оплати з боку Замовника. |
Одним із інструментів управління робочими процесами є діаграма Ґанта
Діаграма Ґанта виглядає як певні графічні відрізки, розміщені на горизонтальній шкалі. Таким чином, що кожен відрізок відповідає окремому завданню або підзадачі. Завдання і підзадачі, складові плану, розміщуються по вертикалі. Початок, кінець і довжина відрізка на шкалі часу відповідають початку, кінцю і тривалості завдання.
Не обов'язково мати якісь спеціальні навички, щоб створити таку діаграму. Можна спробувати скласти свою діаграма Ґанта на звичайному листі паперу та визначити свої задачі на місяць. Ще одним варіантом може бути використання програми Microsoft Excel. Адже втримати все в голові неможливо, натомість діаграма добре показує, де може відбутися “накладка” відповідно уповноважена особа легше зрозуміє, де варто було б перемістити задачу.
Перерозподіл задач
Знову повернемося до пріорітеності завдань. До прикладу, якщо ви розумієте, що внутрішній замовник просить провести 10 процедур закупівель для задоволення поточних потреб вже в січні, але об'єктивно не всі вони є нагальним, при цьому ви ще й не встигаєте із звітуванням, спробуйте прокомунікувати із внутрішнім замовником та перенести проведення тих закупівель, які можуть почекати, наприклад, до лютого місяця. Тобто, маючи перед собою зафіксований план роботи на кожен місяць УО легше буде орієнтуватися, що потребує термінового виконання, а що можна змістити на менш завантажений період.