Контроль виконання договору про закупівлю в тому числі щодо внесення змін до його умов

Як здійснити контроль за виконанням договорів про закупівлю

Організацію контролю за виконанням договорів про закупівлю складно уявити без взаємодії із підрозділами (відділами), які задіяні під час виконання договору: бухгалтерія та / або юрист (договірний відділ) та / або  внутрішній замовник або інший підрозділ (працівник), який приймає товар, послугу, роботу.

Взаємодія з підрозділами / відділами / працівниками замовника має бути документально оформлена та затверджена керівником, наприклад у вигляді положення. Інакше така взаємодія не буде мати сенсу, адже не зафіксовано хто за що відповідає та які наслідки невиконання  зобов'язань. Кожен працівник, який приймає участь у такій взаємодії має бути ознайомлений з алгоритмом дій та строками.

Що врахувати у Положенні про взаємодію в частині співпраці із бухгалтерією:

• реєстрація бюджетних зобов'язань має відбуватися за погодженням з уповноваженою особою, якщо придбання здійснювалося внутрішнім замовником або іншим працівником
• бухгалтерія має перевірити відповідність ціни та обсягів, що визначені договором та без погодження УО не може здійснювати оплату
• протягом 1 робочого дня з дня отримання актів або видаткових бухгалтер має передати таку інформацію УО. УО протягом 2 робочих днів має перевірити та погодити проведення такої оплати (визначені оптимальні строки задля уникнення порушень)
• керівник без погодження УО не має підписувати акт або видаткову
• після проведення повного розрахунку за договором бухгалтер має повідомити про це УО.

Що врахувати у Положенні про взаємодію в частині співпраці із юристом: 

• юрист під час формування проєкту ДУ або погодження ДУ має погодити її з УО та надати документальне підтвердження (визначене умовами договору та законодавством), а також повідомити про заплановану дату її укладання
• без погодження УО керівник не має підписувати ДУ
• протягом 1 робочого дня з дня підписання ДУ про внесення змін до істотних умов договору про закупівлю, юрист має передати УО ДУ та інші підтвердні документи (визначені оптимальні строки задля уникнення порушень)
• у разі якщо ведеться претензійна робота юрист має повідомити про це УО службовою запискою або листом на електронну адресу. Після завершення претензійної роботи, а саме протягом 1 робочого дня, юрист має повідомити про це УО задля подальшого звітування про виконання договору (за потреби)
• у разі розірвання договору, відповідний документ, який це підтверджує (лист, повідомлення, ДУ тощо) має бути переданий УО протягом 1 робочого дня юристом (відповідним працівником) шляхом направлення службової записки або листа на електронну адресу.

Що врахувати у Положенні про взаємодію в частині співпраці із внутрішнім замовником або іншим підрозділом (працівником), який приймає товар, послугу, роботу: 

• у разі отримання неякісного товару, роботи чи послуги про це має бути повідомлено юриста та зафіксовано у відповідному документі для подальшого опрацювання
• після отримання товару, а саме протягом 1 робочого дня, відповідний працівник має передати УО калькуляції собівартості товару (при закупівлі товару, який підпадає під локалізацію). Така передача має відбуватися офіційно службовою запискою або на електронну адресу
• після отримання товару / роботи / послуги відповідний працівник має повідомити УО про виконання постачальником / надавачем послуг / виконавцем робіт договору.

Загальний алгоритм дій під час виконання договору та у разі необхідності внесення змін до нього

1) Аналізуємо умови укладеного договору про закупівлю на предмет загальних положень щодо внесення змін до умов договору. Порядок внесення змін має міститися у самому договорі, тож необхідно керуватися його умовами. Відповідно перше, що необхідно перевірити під час необхідності внесення змін до договору це порядок повідомлення другої сторони про таку необхідність: що направлено стороною, яка ініціює внесення змін; в який спосіб направлено пропозицію; тощо. У разі наявності умов договору, які визначають строк повідомлення про внесення змін до умов договору – перевіряємо чи сторона дотримується таких строків, а в у разі відсутності в умовах договору строків повідомлення про внесення змін до умов договору керуємося положеннями статті 651 ЦКУ

2) Визначаємо до яких умов постала потреба внести зміни (істотні чи неістотні умови). Істотні умови мають бути визначені договором, якщо істотні умови договором не визначені, тоді усі умови договору є істотними. 

Якщо умовами договору визначені істотні умови та постала потреба внести зміни до неістотних умов, тоді такі зміни оформлюються додатковою угодою, яка в подальшому не оприлюднюється в ЕСЗ.

Якщо постала необхідність внести зміни до істотних умов договору, тоді визначаємо яку підставу, з визначених пунктом 19 Особливостей, сторони можуть застосувати. Якщо ніяку - зміни не можуть бути внесені.

Якщо підстава є, тоді перевіряємо виконання умов, які вона передбачає, зокрема наявність документального підтвердження та його відповідність умовам договору / законодавству.

У разі наявності пропозиції застосування частини 3 статті 631 ЦКУ - перевіряємо, що визначають умови договору про закупівлю в цій частині (наприклад, зміна ціни за одиницю товару минулі періоди носить ризиковий характер).

3) Приймаємо рішення про прийняття чи не прийняття пропозиції сторони та повідомляємо про це іншу сторону у порядку, обумовленому у договорі про закупівлю.

Якщо говорити про практичну сторону внесення змін до договору, то крім контролю за датами укладення ДУ, наявним документальним підтвердженням важливо слідкувати за зміною ціни та використаними обсягами. Для зручності підготували Форми таблиці щодо контролю за виконанням договорів про закупівлю.

Як користуватися запропонованими таблицями розглянемо на найбільш поширеному прикладі внесення змін до договору про закупівлю у зв'язку із зміною ціни за одиницю товару та спосіб фіксації і самоперевірки УО таких змін

Відповідно до підпункту 2 пункту 19 Особливостей істотні умови договору про закупівлю, укладеного відповідно до пунктів 10 і 13 (крім підпунктів 13 та 15 пункту 13) цих особливостей, можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі, у разі 

погодження зміни ціни за одиницю товару в договорі про закупівлю у разі коливання ціни такого товару на ринку, що відбулося з моменту укладення договору про закупівлю або останнього внесення змін до договору про закупівлю в частині зміни ціни за одиницю товару. Зміна ціни за одиницю товару здійснюється пропорційно коливанню ціни такого товару на ринку (відсоток збільшення ціни за одиницю товару не може перевищувати відсоток коливання (збільшення) ціни такого товару на ринку) за умови документального підтвердження такого коливання та не повинна призвести до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю на момент його укладення.

Під час формування ДУ мають бути враховані обсяги та суми, що були використані до її укладання. 

Загальний обсяг товару за договором, який укладено в січні складає  5000 кг. Ціна за 1 кг визначена договором складає 20,00 грн. У лютому постачальник звертається щодо підняття ціни за одиницю товару до 21,00 грн. Тобто під час формування додаткової угоди необхідно:

• розписати який обсяг був поставлений  до внесення змін по ціні 20,00 грн за 1 кг та який обсяг буде постачатися за новою ціною;
• перерахувати обсяг, адже під час збільшення ціни за одиницю товару сума договору збільшуватися не може, відповідно необхідно зменшити обсяг (підпунктом 2 пункту 19 Особливостей заборонено збільшувати загальну суму договору);
• перерахувати суму договору, адже після зменшення обсягу навряд чи ми вийдемо на ідентичну суму договору.

І далі, під час кожного наступного внесення змін до договору, варто керуватися наведеним алгоритмом, як показано нижче в таблиці. Тобто, замовник має контролювати обсяги та загальну суму договору про закупівлю.

	ДУ №1	ДУ№2
Зміна (істотні або неістотні умови)	істотні	істотні
Підстава по пп. 19 Особливостей	пп.2 п.19	пп.2 п.19
Обсяг використаний до внесення змін до договору (у разі застосування пп. 2, 5, 6, 7 п. 19 Особливостей	1000,00	3000,00
Ціна за од. з ПДВ (без ПДВ) до внесення змін (у разі застосування пп. 2, 5, 7 п. 19 Особливостей)	20,00	21,00
Сума використана до внесення змін до договору (у разі застосування пп. 2, 5, 6, 7 п. 19 Особливостей)	20000,00	63000,00
Обсяг (залишковий) після внесення змін (у разі застосування пп. 2, 5, 6, 7 п. 19 Особливостей)	3809,00	1680,00
Ціна за од. з ПДВ після внесення змін (у разі застосування пп. 2, 5, 7 п. 19 Особливостей)	21,00	22,00
Сума договору після внесення змін (у разі застосування пп. 2, 5, 6, 7 п. 19 Особливостей)	99989,00	99960,00
Загальна сума договору перед внесенням змін договору	100 000,00
Загальний обсяг (початковий)	5000,00
Примітки