На етапі планування замовник стикається з необхідністю не лише сформувати потребу у відповідному предметі закупівлі, але й визначити очікувану вартість майбутньої закупівлі. З метою полегшення завдання замовнику щодо визначення очікуваної вартості закупівлі, наказом Мінекономіки від 18.02.2020 №275 затверджено Примірну методику визначення очікуваної вартості предмета закупівлі.
Один із методів, затверджений даною методикою, базується на дослідження ринкової ситуації з метою отримання максимально точного діапазону цін щодо конкретного предмета закупівлі. Даний метод базується на дослідженні інформації у відкритих джерелах, а також отриманні комерційних пропозицій від потенційних учасників.
Проте не завжди замовник має змогу зібрати необхідну кількість комерційних пропозицій для повноцінного обґрунтування очікуваної вартості. Для цього замовник може скористатись окремим функціоналом електронної системи закупівель від назвою комерційна закупівля.
Законодавством не визначено чіткого роз’яснення що слід вважати комерційною закупівлею. При цьому замовник у розумінні Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) не має можливості здійснювати закупівлі товарів, робіт чи послуг у відповідності до пунктів 11-1, 11-2 або 10 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), шляхом оголошення комерційної закупівлі, так як дані норми не містять посилання на такий вид закупівлі.
В той же час замовникам у розумінні Закону використання комерційної закупівлі допоможе реалізувати та частково полегшити процес планування закупівель. Адже за результатами здійсненої комерційної закупівлі, замовник отримує:
- актуальну інформацію на ринку щодо конкретного предмета закупівлі у розрізі діапазону цін для формування очікуваної вартості потенційної закупівлі;
- певну кількість комерційних пропозицій, які слугуватимуть документальним підтвердженням очікуваної вартості закупівлі;
- перелік учасників, які знатимуть про можливість здійснення замовником закупівлі за відповідним предметом закупівлі із урахуванням конкретних вимог.
Нагадуємо, що формування відповідного обґрунтування очікуваної вартості предмета закупівлі, в тому числі й за допомогою комерційних пропозицій, отриманих під час проведення комерційної закупівлі, допоможе замовнику не лише правильно спланувати власну потребу та обрати відповідний вид закупівлі, але й відстояти власні інтереси під час здійснення моніторингу закупівлі. Адже практично кожен моніторинг Державної аудиторської служби України розпочинається із запиту інформації від замовника щодо надання підтвердження визначеної очікуваної вартості закупівлі. Більш детально тематика визначення очікуваної вартості закупівлі відображена у матеріалі «Поради щодо визначення очікуваної вартості закупівлі».
Доцільність використання замовником комерційної закупівлі при здійсненні «допорогових закупівель»
Керуючись нормами пункту 11 Особливостей, у разі здійснення таких закупівель без використання електронної системи закупівель замовник обов'язково дотримується принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом, вносить інформацію про таку закупівлю до річного плану та оприлюднює відповідно до пункту 3-8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.
Відповідно використання комерційних закупівель на етапі планування «допорогових закупівель» дозволить замовнику:
- дотриматися принципів публічних закупівель;
- отримати підтвердження формування очікуваної вартості прямої закупівлі у вигляді комерційних пропозицій;
- за необхідності віднайти постачальника товару / надавача послуг / виконавця робіт із найбільш вигідною пропозицією.
Тож комерційну закупівлю можна проводити не лише для подальшого оголошення закупівлі, шляхом використання електронної системи закупівель. Адже після завершення комерційної закупівлі, замовник матиме не лише пропозиції, але й контактні дані учасників, та за бажанням зможе зв’язатися із конкретним постачальником товарів / виконавцем робіт / надавачем послуг для подальшого укладення прямого договору.
Наголошуємо, що проведення комерційної закупівлі в жодному разі не знімає із замовника обов’язок щодо оприлюднення річного плану закупівель та звіту про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель, у випадках, передбачених законодавством сфери публічних закупівель.
Дії замовника, необхідні для можливості проведення комерційної закупівлі
Для можливості здійснення комерційних закупівель замовнику необхідно зареєструватись на електронному майданчику у якості комерційної компанії. Процес реєстрації напряму залежатиме від обраного замовником електронного майданчика. А тому перед реєстрацією пропонуємо звернути увагу на інструкції, оприлюднені на відповідних електронних майданчиках, або ж зателефонувати на гарячу лінію операторів.
У більшості випадків для реєстрації замовника на електронному майданчику достатньо перейти на сторінку реєстрації, заповнити відповідні електронні поля з контактними даними та натиснути кнопку «зареєструватись». Серед таких електронних полів можуть бути: ім’я та прізвище контактної особи, номер телефону, електронна адреса, тощо. Ключовим моментом реєстрації є обрання типу замовника «комерційний замовник».
Процес реєстрації замовника, як комерційної компанії, на базі вже наявного кабінету замовника є одночасно легшим, проте має власні особливості. В даному випадку замовнику не потрібно заповнювати абсолютно весь перелік даних – частина з них буде перенесена з основного кабінету. Проте деталі такого процесу напряму залежатимуть від специфіки конкретного електронного майданчика, з якою замовнику доцільно ознайомитись до моменту здійснення реєстрації.
В будь-якому разі після завершення реєстрації, замовнику варто перевірити наявну інформацію у налаштуваннях кабінету та за необхідності дозаповнити відповідні електронні поля.
Що містить в собі комерційна закупівля?
Відповідно до функціоналу електронних майданчиків слід виділити таку інформацію, що повинна або може бути заповненою для проведення комерційної закупівлі:
- інформація про замовника / організатора закупівлі;
- основна інформація про закупівлю, в тому числі: назва предмета закупівлі, код за Єдиним закупівельним словником, очікувана вартість закупівлі (за наявності), інформація щодо врахування ПДВ, форма проведення закупівлі, строки прийому пропозицій, тощо;
- детальна інформація про предмет закупівлі: назва номенклатурних позицій, одиниці виміру та обсяги закупівлі, місце доставки товару / надання послуг / виконання робіт та строки виконання таких обов’язків, інше;
- додаткова інформація, що зазначається шляхом заповнення текстового електронного поля;
- документація (за наявності).
Після оприлюднення комерційної закупівлі, електронна система сформує зазначені замовником дані у відповідне оголошення. Для прикладу розглянемо одну з комерційних закупівель:
Звертаємо увагу, що після завершення комерційної пропозиції, в залежності від функціоналу електронних майданчиків та обраних замовником налаштувань закупівлі, інформація про перелік поданих комерційних пропозицій може як відображатись у відповідному профілі закупівлі, так і бути прихованою, тобто результати торгів можуть бути інформацією не публічною.
Переваги обрання відкритого доступу до результатів комерційної закупівлі
При здійсненні комерційної закупівлі з відкритим доступом до її результатів, інформація щодо поданих комерційних пропозицій буде доступною для перегляду третім особам. А тому замовникам для підтвердження факту отримання комерційних позицій буде достатньо надати посилання на таку закупівлю.
Це ж стосується і формування обґрунтування очікуваної вартості предмета закупівлі, в тому числі й для виконання норм постанови Кабінету Міністрів України «Про ефективне використання державних коштів» від 11.10.2016 №710 чи надання відповіді на запит аудиторів.
Алгоритм дій замовника у разі обрання закритого доступу до результатів комерційної закупівлі
Якщо замовник оголосив комерційну закупівлю із позначкою, яка приховає результати закупівлі від третіх осіб, то відповідно самі комерційні пропозиції не будуть інформацією у відкритому доступі.
В такому разі при обґрунтуванні очікуваної вартості закупівлі замовнику варто завантажити отримані комерційні пропозиції та / або зробити скрін щодо наявності даної інформації. Таким чином при отриманні запиту на надання інформації щодо визначення очікуваної вартості закупівлі, замовник зможе посилатись не лише на те, що комерційна закупівля була здійснена, але й на відповідний перелік та зміст отриманих комерційних пропозицій.
Підсумки
Комерційна закупівля не є аналогом для інших видів закупівель, доступних замовникам у розумінні Закону для задоволення власної потреби. В той же час комерційна закупівля може стати методом пошуку потенційних учасників закупівлі та збору комерційних пропозицій з метою формування та обґрунтування очікуваної вартості закупівлі.
Для можливості здійснювати комерційні закупівлі, замовнику доцільно зареєструватись на електронному майданчику у якості «комерційного замовника».
Відповідно якщо замовник планує провести комерційну пропозицію для подальшого оголошення закупівлі, шляхом використання електронної системи закупівель, то такі дії допоможуть отримати:
- актуальну інформацію на ринку щодо конкретного предмета закупівлі у розрізі діапазону цін для формування очікуваної вартості потенційної закупівлі;
- певну кількість комерційних пропозицій, які слугуватимуть документальним підтвердженням очікуваної вартості закупівлі;
- перелік учасників, які знатимуть про можливість здійснення замовником закупівлі за відповідним предметом закупівлі із урахуванням конкретних вимог.
Якщо ж замовник планує здійснити пряму закупівлю, то комерційна закупівля допоможе не лише визначити рівень актуальних цін на конкретний предмет закупівлі та аргументувати очікувану вартість закупівлі, але й здійснити пошук потенційного постачальника товару / надавача послуг / виконавця робіт із найбільш вигідною економічною пропозицією.
