Із чого розпочати уповноваженій особі після призначення?

Уповноважена особа після її призначення або визначення відповідним розпорядчим документом замовника, як правило приступають до виконання покладених функцій, але не завжди звертають увагу на окремі особливості  порядку організації своєї закупівельної діяльності, в тому числі і організації яка проводилася попередньою уповноваженою особою та припускаються помилок, які в подальшому можуть мати негативні наслідки.

Ото ж, у даному матеріалі надамо поради уповноваженій особі щодо правильної організації закупівельної діяльності за Особливостями здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджений постановою Кабміну від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості).

Порада 1. Документи уповноваженої особи для виконання функцій

1. Наказ на призначення / визначення уповноваженої особи.
2. Положення про уповноважену особу.

Коментар: у разі якщо уповноважена особа приступила до виконання функцій на початку року чи по серед року, а до її призначення / визначення проводила закупівлі інша уповноважена особа, замовнику варто підготувати наказ про завершення новопризначеною уповноваженої особою закупівель, які були оголошені та незакінчені або такі положення можна прописати у наказі про призначення / визначення «новоприйнятої» уповноваженої особи.

Порада 2. Перевірка документів.

Закупівлі уповноваженої особи проводяться враховуючи положення пункту 14 Особливостей згідно річного плану закупівель та враховуючи потребу замовника.

Перше, що перевіряємо:

• наявність річного плану закупівель (звичайно у разі внесення змін до такого річного плану та всі зміни);
• протоколи уповноваженої особи про затвердження річного плану та / або змін до нього (такі документи мають оприлюднюватися уповноваженою особою у електронній системі закупівель не пізніше 5 робочих днів з дня затвердження річного плану або змін до нього).

У разі відсутності такого плану закупівель новопризначена уповноважена особа має такий план підготувати. Детальніше про планування закупівель читайте у статті «Планування закупівель за Особливостями».

Але навіть якщо такий план наявний новопризначеній уповноваженій особі необхідно його перевірити, а ще краще розробити самостійно, задля того, щоб упевнитися у тому, що в майбутньому не буде допущено поділу предмета закупівлі. Тобто уповноважена особа має убезпечити себе від адміністративної відповідальності.

Порада 3. Перевірка закупівель

Уповноважена особа, яка приступила до виконання обов’язків має перевірити всі закупівлі, які не закінченні на дату призначення / визначення такої уповноваженої особи та проаналізувати документи, які потрібно мають бути оприлюдненні, або які мають оприлюднюватися.

Для прикладу: уповноважена особа приступила до виконання функцій у січні поточного року, у такий період актуальним та необхідним є оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю. Тому, такій уповноваженій особі потрібно проаналізувати всі закупівлі, які відбувалися за процедурами, які передбачають обов’язкове звітування про виконання договору про закупівлю, а саме:

• відкриті торги у порядку визначеному Особливостями;
• закупівлі через електронний каталог, якщо вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 100 тис. грн за Особливостями;
• закупівлі без використання електронної системи закупівель, якщо вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 100 тис. грн для товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), 200 тис. грн для послуг з поточного ремонту, 1,5 млн грн для робіт за Особливостями;
• спрощена закупівля за Законом;
• відкриті торги за Законом;
• відкриті торги з публікацією англійською мовою за Законом;
• торги з обмеженою участю за Законом;
• конкурентний діалог за Законом;
• переговорна процедура закупівлі за Законом;
• спрощена закупівля за Постановою № 169.

Звертаємо увагу, новоприйнята або новопризначена уповноважена особа, яка приступить до виконання функцій та яка визначена відповідальною за закінчення закупівель, які були розпочаті іншою уповноваженою особою, буде нести відповідальність визначену у статті 164-14 Кодексу України про адміністративні правопорушення, але за умови, якщо строки визначені законодавством припадають на період дії її повноважень. Якщо ж звіт про виконання договору про закупівлю не був оприлюднений у 2020 році, а нову уповноважену особу було призначено у 2022 році, то за порушення строків оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю буде нести відповідальність та особа, яка їх порушила.