Дії замовника для проведення оплати за товари / послуги, які безперебійно отримуються в грудні та що робити у разі недоплати або переплати 

Деякі товари та послуги замовники отримують постійно протягом року. Насамперед до них належить комунальні послуги (електроенергія, водо-, тепло- та газопостачання). Комунальні послуги надаються цілодобово та протягом усіх днів року без вихідних. Ближче до кінця бюджетного року (31 грудня) замовники намагаються завершити усі розрахунки за договорами, укладеними протягом року, для чого беруть від постачальників (виконавців) документи, що підтверджують отримання товару (надання послуг).

Однак за комунальними послугами неможливо передбачити точні обсяги, наприклад, електроенергії або води, які буде спожито до останнього дня місяця – 31 грудня, а крім цього, слід враховувати, що останнім днем проведення платежів в органах Казначейства, відповідно до Регламенту роботи органів Державної казначейської служби України у період завершення бюджетного 2024 року та початку 2025 року, затвердженим наказом Казначейства від 29.11.2024 № 355 (далі — Регламент), є 27 грудня 2024 року, а за видатками на національну безпеку і оборону та здійснення заходів правового режиму воєнного стану – 30 грудня 2024 року. 

Тож спробуємо розібратися: як здійснити наприкінці грудня розрахунки за комунальні послуги, термін отримання яких включає 31 грудня та як діяти якщо за виставленими у грудні обсягами виникне переплата або ж недоплата?  

Яким чином за спожиті у грудні комунальні послуги можна здійснити розрахунки в цьому ж місяці? 

У договорах про закупівлю тепло-, водопостачання, електричної енергії, послуг з охорони тощо передбачається проведення оплати за надані товари (послуги) у наступному місяці, наступному за тим, в якому вони надаються. Зазвичай для здійснення оплати надається термін 5-10 робочих (або календарних) днів з дня підписання акту прийому-передачі товару (послуг). 

За укладеними договорами про закупівлю замовники реєструють бюджетні та бюджетні фінансові зобов’язання керуючись вимогами Бюджетного кодексу України (далі – БКУ) та Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 02.03.2012 № 309 (зі змінами) (далі — Порядок № 309). 

За договором, за яким в органі Казначейства зареєстровано бюджетні зобов’язання, замовник отримує від постачальника акт наданих послуг, формує бюджетне фінансове зобов’язання та надсилає разом з актом до органу Казначейства, а після реєстрації фінансового зобов’язання – надсилає платіжну інструкцію для проведення оплати. В актах наданих послуг, які замовник отримує від постачальника протягом року, вказується період надання послуг, який зазвичай становить календарний місяць, що передує розрахунковому, наприклад: «з 01.11.2024 по 30.11.2024». Однак, якщо розглядати ситуацію проведення розрахунків за грудень у грудні, то у акті наданих послуг період «з 01.12.2024 по 31.12.2024» не може бути вказано, адже грудень ще не закінчився. В такому разі період, в акті, краще зазначати словами «за грудень», тобто без згадування конкретних днів місяця. 

Проте, поки не завершився місяць, навіть якщо залишається 4-5 днів до 31 грудня, то неможливо передбачити і точно вгадати скільки буде використано замовником комунальних послуг. Провівши розрахунки наперед, замовник не знає точно чи він використає рівно стільки, чи більше (в результаті чого виникне недоплата) чи менше, а якщо вже оплачено більше, то виникне ще гірше – переплата, тобто дебіторська заборгованість. 

Тож розрахунки варто проводити в останні дні місяці якомога пізніше, наприклад 25-26 грудня, включаючи фактичні обсяги використання за 26 днів грудня, а за інші 5-6 днів можна вирахувати обсяги щоб вони відповідали сумі, яка залишається ще неоплаченою по договору. Таким чином оплату за договором про закупівлю буде проведено у грудні і по завершенню бюджетного року договір буде закрито. Якщо ж фактичне споживання комунальних послуг є набагато меншим, ніж залишається, і навіть після вирахування обсягів залишається ще значна сума невикористаних бюджетних зобов’язань, то в цьому правопорушення немає. Бюджетні зобов’язання, що залишися не використані, будуть автоматично анульовані в кінці року.  

Окрім цього, варто звернути увагу на те, що замовник має право здійснити попередню оплату, на підставі рахунку, за товари чи послуги керуючись пунктом 1 постановою Кабміну від 04.12.2019 № 1070, за умови, якщо замовник має право та можливість внести зміни до договору про закупівлю в частині здійснення попередньої оплати, а також у разі, якщо порядок розрахунків не є істотною умовою договору про закупівлю. Здійснення попередньої оплати одержувачами та розпорядниками нижчого рівня бюджетних коштів можливе у разі отримання відповідного дозволу від  головного розпорядника бюджетних коштів. 

Далі розглянемо чи можливо провести оплату у січні нового року за грудень попереднього. 

Здійснення розрахунків у січні наступного року за грудень попереднього 

Слід зазначити, що замовник може здійснити розрахунки за договором про закупівлю у січні за грудень, якщо це обумовлено договором про закупівлю. В таких договорах рекомендовано термін його дії встановлювати до січня нового року, наприклад до 31.01.2025. 

Проте, окрім умови яка встановлює, що розрахунки проводяться у місяці, наступному за розрахунковим, для того, щоб розрахуватися у січні наступного року, важливо щоб у договорі про закупівлю було прописано умову, що остаточні розрахунки можуть проводитися до повного виконання зобов’язань по договору, навіть якщо це вже буде після завершення бюджетного року. 

В такому разі у новому бюджетному періоді після реєстрації кошторису видатків в органі Казначейства замовнику необхідно знову подати документи для реєстрації бюджетних та бюджетних фінансових зобов’язань. 

На підставі підтвердних документів орган Казначейства здійснює реєстрацію бюджетних фінансових зобов’язань у поточному бюджетному періоді та оплату за обсяг товарів або послуг, зазначений у акті наданих послуг (приймання-передавання товарної продукції). 

Ще одна особливість, на яку замовникам слід звернути увагу – це дати, зазначені у документі, на підставі якого буде здійснюватися реєстрація бюджетних фінансових зобов’язань (дата документу та період за який проводиться розрахунок). Якщо розрахунок у січні, то акт приймання-передачі (надання послуг) має бути датований січнем, тобто місяцем, в якому буде здійснюватися розрахунок, а розрахунковий період повинен бути вказаний грудень. 

При поданні документів замовнику варто звернути увагу працівника Казначейства на те, що договір діє до 31.01.2025. 

Що робити замовнику та які наслідки якщо виникає переплата? 

Переплата за поставлені надані комунальні послуги може виникнути якщо обсяг в акті приймання-передачі товарів (послуг) зазначено з перевищенням і замовник за нього здійснює оплату. Припустимо, оплату проведено протягом розрахункового місяця, але фактично було використано менший обсяг. У такому випадку замовник та постачальник мають зробити взаємозвірку у січні 2025 року та привести розрахунки у відповідність. У разі виявлення переплати під час взаєморозрахунків замовнику необхідно підготувати лист до постачальника / надавача послуг щодо повернення надлишково сплачених коштів. 

Якщо ж замовником було здійснено попередню оплату та відповідно до акту приймання-передачі товарів (послуг) було використано менший обсяг товарів або послуг, то замовник має звернутися до постачальника / надавача послуг щодо повернення надлишково сплачених коштів. 

Підсумки 

Отже, оплату за комунальні послуги, що надані у грудні 2024 року, можна здійснити: 

• у грудні поточного року – якщо акт надання послуг виписано груднем 2024 року. При цьому обсяги можна правильно врахувати лише по дату, якою виписується акт, а за інші дні місяця – заплатити по залишку бюджетних зобо’язань на договорі про закупівлю; 
• у січні наступного року – якщо акт надання послуг виписано січнем 2025 року. В такому разі потрібно враховувати щоб дія договору була до 31.01.2025, або щоб було визначено, що договір діє в частині проведення розрахунків – до повного їх виконання. 

При поданні підтвердних документів замовникам необхідно враховувати необхідний час на їх опрацювання та вимоги Регламент роботи Казначейства на період завершення бюджетного періоду у 2024 році.