Чи потрібно змінювати кінцеву дату строку дії договору про закупівлю в електронній системі закупівель при звітуванні про виконання договору  

Однією із підстав оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю згідно пункту 4 Особливостей є виконання сторонами договору про закупівлю. При цьому, звітувати про виконання договору про закупівлю замовник може в разі виконання сторонами договору про закупівлю, коли строк дії такого договору ще не закінчився. Серед закупівельної спільноти є думка, що коли сторони договору виконали його до закінчення строку дії, то необхідно змінити кінцеву дату строку дії договору та зазначити дату виконання договору про закупівлю. Але чи потрібно її змінювати при звітуванні по цій підставі розглянемо в цьому матеріалі. 

Виконання сторонами договору про закупівлю 

Абзацом 1 пункту 4 Особливостей визначено, що у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 цих особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону. 

В свою чергу, пункт 12 частини 1 статті 10 Закону визначає, що звіт про виконання договору про закупівлю публікується замовником протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання. 

З огляду на дану норму, в замовника наявний обов’язок щодо звітування протягом 20 робочих днів при настанні однієї з трьох наступних подій: 

• виконання сторонами договору про закупівлю; 
• закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами; 
• його розірвання. 

Розглянемо детальніше підставу для звітування - виконання сторонами договору про закупівлю 

Підстава для оприлюднення  звіту про виконання договору про закупівлю у зв’язку з виконанням сторонами договору про закупівлю виникає в замовника, у випадку, коли обидві сторони  договору виконають свої зобов’язання, які визначені умовами договору про закупівлю, до прикладу: 

• постачальник поставить весь обсяг товару/виконавець виконає всі послуги/роботи; 
• замовник здійснить всі оплати, які були визначені умовами договору. 

Приклад: Сторонами було укладено договір про закупівлю 15.01.2025 року. Строк дії договору про закупівлю був встановлений до 31.05.2025 року. Постачальник здійснив останню поставку товару 13.03.2025 року, а замовник здійснив останню оплату за товар 20.03.2025 року. В дані ситуації договір виконаний сторонами до закінчення строку його дії. Відповідно як бачимо є підстава для звітування і замовник може звітувати про виконання договору протягом 20 робочих днів з дня його виконання сторонами, тобто з 21.03.2025 року. 

Яку інформацію повинен містити звіт про виконання договору про закупівлю? 

Згідно частини 1 статті 42 Закону звіт про виконання договору про закупівлю повинен містити таку інформацію: 

1. унікальний номер оголошення про проведення конкурентної процедури закупівлі/спрощеної закупівлі, присвоєний електронною системою закупівель, або унікальний номер повідомлення про намір укласти договір про закупівлю (у разі застосування переговорної процедури закупівлі); 
2. дата укладення та номер договору про закупівлю; 
3. ціна в договорі про закупівлю; 
4. найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорія; 
5. найменування (для юридичної особи) або прізвище, ім’я, по батькові (для фізичної особи) учасника, з яким укладено договір про закупівлю; 
6. ідентифікаційний код учасника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань або реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті) постачальника товарів, виконавця робіт чи надавача послуг, з яким укладено договір про закупівлю; 
7. місцезнаходження (для юридичної особи) або місце проживання (для фізичної особи) учасника, з яким укладено договір про закупівлю, номер телефону; 
8. назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися щодо кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності); 
9. кількість, місце та строк поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг; 
10. строк дії договору про закупівлю; 
11. сума оплати за договором про закупівлю; 
12. причини розірвання договору про закупівлю, якщо таке мало місце; 

Пункт 4 Особливостей визначає, що під час оприлюднення в електронній системі закупівель звіту про виконання договору про закупівлю відповідно до Закону інформація, передбачена пунктом 13 частини 1 статті 42 Закону, замовником не зазначається. 

У звіті про виконання договору про закупівлю, укладеного з використанням електронного каталогу, замість інформації, визначеної пунктом 1 частини 1 статті 42 Закону, зазначається унікальний номер закупівлі, здійсненої з використанням електронного каталогу, присвоєний електронною системою закупівель. 

Варто відмітити, що електронна система закупівель налаштована таким чином, що велика кількість інформації під час формування різних звітів, повідомлень і т.д в електронній системі закупівель автоматично підтягується з даних, які були внесені уповноваженою особою до електронної системи закупівель раніше. Давайте розглянемо, яку інформацію під час формування звіту про виконання договору про закупівлю на електронному майданчику необхідно заповнити уповноваженій особі: 

Такою інформацією є сума фактичної оплати за договором та кінцева дата дії договору. Кінцева дата строку дії договору автоматично підтягується з даних, які раніше були внесені уповноваженою особою до електронної системи закупівель. Варто відмітити, що в замовника є можливість редагування кінцевої дати строку дії договору, але чи потрібно це робити розглянемо далі. 

Чи потрібно змінювати кінцеву дату строку дії договору про закупівлю в ЕСЗ? 

Серед закупівельної спільноти є думка, що коли сторони договору про закупівлю виконали його до закінчення строку дії, то необхідно змінювати (редагувати) кінцеву дату строку дії договору та відповідно зазначити  дату виконання договору про закупівлю. Але давайте розглянемо чи правомірно замовники вчиняють такі дії. 

Частина 1 статті 638 ЦКУ визначає, що договір є укладеним, якщо сторони досягли згоди з усіх істотних умов договору.  

Істотними умовами договору є умови про предмет договору, умови, що визначені законом як істотні або є необхідними для договорів даного виду, а також усі ті умови, щодо яких за заявою хоча б однієї із сторін має бути досягнуто згоди.  

Відповідно до статті 180 ГКУ  зміст господарського договору становлять умови договору, визначені угодою його сторін, спрямованою на встановлення, зміну або припинення господарських зобов'язань, як погоджені сторонами, так і ті, що приймаються ними як обов'язкові умови договору відповідно до законодавства.  

Господарський договір вважається укладеним, якщо між сторонами у передбачених законом порядку та формі досягнуто згоди щодо усіх його істотних умов. Істотними є умови, визнані такими за законом чи необхідні для договорів даного виду, а також умови, щодо яких на вимогу однієї із сторін повинна бути досягнута згода.  

При укладенні господарського договору сторони зобов'язані у будь-якому разі погодити предмет, ціну та строк дії договору.  

Таким чином, виходячи зі змісту ЦКУ та ГКУ строк дії договору є істотною умовою договору. 

Пункт 19 Особливостей передбачає, що істотні умови договору про закупівлю, укладеного відповідно до пунктів 10 і 13 (крім підпунктів 13 та 15 пункту 13) Особливостей, не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі, крім випадків визначених пунктом 19 Особливостей.  

Одним і з таких випадків, які визначені пунктом 19 Особливостей є продовження строку дії договору про закупівлю та / або строку виконання зобов’язань щодо передачі товару, виконання робіт, надання послуг у разі виникнення документально підтверджених об’єктивних обставин, що спричинили таке продовження, у тому числі обставин непереборної сили, затримки фінансування витрат замовника, за умови, що такі зміни не призведуть до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю (підпункт 4 пункту 19 Особливостей). 

Які висновки необхідно зробити з вище викладеного: 

• строк дії договору про закупівлю є істотною умовою договору про закупівлю; 
• внести зміни до строку дії договору про закупівлю можливо лише на підставі підпункту 4 пункту 19 Особливостей шляхом укладення додаткової угоди до договору; 
• норма підпункту 4 пункту 19 Особливостей не передбачає в собі можливість скорочення (зменшення) строку дії договору про закупівлю; 
• у замовника відсутні підстави для зміни в електронній системі закупівель кінцевої дати строку дії договору про закупівлю під час оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю у випадку коли сторони договору виконали його до закінчення  його строку дії. 

Підсумки 

Пункт 4 Особливостей дозволяє замовнику звітувати про виконання договору про закупівлю на підставі виконання сторонами договору про закупівлю, коли строк дії такого договору ще не закінчився. Під час оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю в електронній системі закупівель замовникам необхідно зазначити інформацію про строк дії договору про закупівлю. В електронній системі закупівель кінцева дата строку дії договору автоматично підтягується з даних, які раніше були внесені уповноваженою особою до електронної системи закупівель. Кінцеву дату строку дії договору, яка міститься в електронній системі закупівель та яка відповідає строку дії договору зазначеному в укладеному договорі про закупівлю не потрібно змінювати, оскільки в замовника відсутні підстави для внесення таких змін.