Чи потрібно оприлюднювати усі зміни до договору про закупівлю у машинозчитувальному форматі

Керуючись законодавчими вимогами, до умов договору про закупівлю дозволено вносити зміни, проте виключно у випадках, передбачених законодавством та умовами самого договору про закупівлю. Такі зміни можуть стосуватися як істотних, так і не істотних умов договору про закупівлю. Відповідно інформація про зміну істотних умов договору про закупівлю повинна бути оприлюднені в електронній системі. Тож у даному матеріалі пропонуємо розглянути що саме та у якому форматі замовник зобов’язується оприлюднити при внесенні змін до договору про закупівлю. 

Що оприлюднює замовник при внесенні змін до істотних умов договору про закупівлю? 

Аналізуючи вимоги пункту 19 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), істотні умови договору про закупівлю, укладеного відповідно до пунктів 10 і 13 (крім підпунктів 13 та 15 пункту 13) цих особливостей, не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов'язань сторонами в повному обсязі, крім випадків, передбачених пунктом 19 Особливостей. 

У разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю у випадках, передбачених цим пунктом, замовник обов'язково оприлюднює повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору про закупівлю відповідно до вимог Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон)  з урахуванням цих особливостей. 

Керуючись пунктом 20 Особливостей, повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю повинно містити таку інформацію: 

• найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорія; 
• унікальний номер оголошення про проведення відкритих торгів / закупівлі, здійсненої з використанням електронного каталогу / звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, присвоєний електронною системою закупівель; 
• дата укладення та номер договору про закупівлю; 
• найменування (для юридичної особи) або прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) (для фізичної особи) учасника, з яким укладено договір про закупівлю; 
• ідентифікаційний код в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань / реєстраційний номер облікової картки платника податків учасника, з яким укладено договір про закупівлю; 
• місцезнаходження (для юридичної особи) або місце проживання (для фізичної особи) учасника, з яким укладено договір про закупівлю, номер телефона; 
• дата внесення змін до договору про закупівлю; 
• випадки для внесення змін до істотних умов договору відповідно до пункту 19 цих особливостей; 
• опис змін, що внесені до істотних умов договору. 

Повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю може містити іншу інформацію. 

У разі коли оприлюднення в електронній системі закупівель інформації про місцезнаходження замовника та/або місцезнаходження (для юридичної особи) / місце проживання (для фізичної особи) постачальника (виконавця робіт, надавача послуг), та/або місце поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг (оприлюднення якої передбачено Законом та/або цими особливостями) несе загрозу безпеці замовника та/або постачальника, така інформація в повідомленні про внесення змін до договору про закупівлю може зазначатися як назва адміністративно-територіальної одиниці (область, район, місто, район у місті, селище, село) місцезнаходження замовника та/або місцезнаходження (для юридичної особи) / місце проживання (для фізичної особи) постачальника (виконавця робіт, надавача послуг), та/або назва адміністративно-територіальної одиниці (область, район, місто, район у місті, селище, село), в який здійснюється доставка товару (в якому виконуються роботи чи надаються послуги). 

У якому форматі слід оприлюднювати документи щодо внесення змін до договору про закупівлю? 

У відповідності до пункту 11 частини першої статті 10 Закону, замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель у порядку, встановленому Уповноваженим органом та цим Законом, інформацію про закупівлю, а саме: 

(...) 

11) повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та/або про ціни на матеріальні ресурси - протягом трьох робочих днів з дня: 

• внесення змін до договору про закупівлю у випадках, передбачених частиною п'ятою статті 41 цього Закону. До такого повідомлення додаються зміни до договору про закупівлю (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, в разі зміни цін на них) у машинозчитувальному форматі (у разі внесення змін до договорів, зазначених в абзацах другому, третьому частини першої статті 41 цього Закону); 
• складання договірної ціни, уточненої відповідно до затвердженої проектної документації до договору про закупівлю, зазначеного в абзаці третьому частини першої статті 41 цього Закону. До такого повідомлення додається уточнена договірна ціна (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у машинозчитувальному форматі. 

Керуючись Положенням про набори даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 2015 р. № 835 (далі – Положення), оприлюднення наборів даних у формі відкритих даних здійснюється за відповідними принципами, одним з яких є доступність використання – забезпечення оприлюднення публічної інформації у формі відкритих даних у машиночитаному форматі, а також забезпечення її подальшого вільного та безоплатного використання. 

Також згідно норм Положення, машиночитаний формат – формат даних, структурований таким чином, що дає змогу ідентифікувати, перетворювати та отримувати конкретні дані, включаючи окремі факти та їх внутрішню структуру, без участі людини. 

Опираючись на інформацію, відображену у Положенні, існує ряд машинозчитувальних форматів для оприлюднення текстових даних і до них входять: TXT, RTF, MD, ODT*, DOC(X), (X)HTML*. 

Відповідно сканований документ у форматі PDF не є машинозчитувальним форматом. Отож враховуючи вищезазначене, для виконання норм Закону, разом із повідомленням про внесення змін до договору про закупівлю замовникам необхідно оприлюднити зміни до договору про закупівлю у двох форматах: 

• форматі DOC(X); 
• форматі PDF. 

Підсумки 

При внесенні змін до договору про закупівлю, замовник керується нормами чинного законодавства та умовами самого договору про закупівлю. Відповідно при внесенні змін до істотних умов договору про закупівлю, замовник зобов’язаний оприлюднити в електронній системі повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору про закупівлю. 

Відповідно до пункту 11 частини першої статті 10 Закону, повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та/або про ціни на матеріальні ресурси оприлюднюється протягом трьох робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю у випадках, передбачених частиною п'ятою статті 41 цього Закону. До такого повідомлення додаються зміни до договору про закупівлю (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, в разі зміни цін на них) у машинозчитувальному форматі. 

Враховуючи, що сканований документ у форматі PDF не є машинозчитувальним форматом, разом із повідомленням про внесення змін до договору про закупівлю замовнику доцільно оприлюднити зміни до договору про закупівлю у двох форматах: 

• форматі DOC(X); 
• форматі PDF.