Чи може відпустка УО бути підставою для продовження строку укладення договору про закупівлю

Зазвичай влітку закупівельна спільнота стає менш активною, а уповноважена особа має змогу реалізувати своє право на відпустку. Тому, хочеться закрити всі робочі моменти перед очікуваним відпочинком. Але, не секрет, що уповноважена особа зазвичай виконує роботи значно більше, ніж те передбачає відповідне положення. Зокрема, може бути залучена до процесу укладення договору про закупівлю. Тож, чи може відпустка УО бути підставою для продовження строку укладення такого договору будемо аналізувати у статті.

В яких закупівлях може виникнути потреба продовжити строк для укладення договору? 

З аналізу норм Особливостей зрозуміло, що можливість продовження строку для укладення договору про закупівлю  передбачена для відкритих торгів та закупівель шляхом використання електронного каталогу. Згадаємо, які ж умови продовження строків для укладення договорів в цих видах закупівель.

Обгрунтована необхідність / Обґрунтована потреба

Законодавець дозволяє продовжити строк для укладення договору про закупівлю у випадку “обґрунтованої необхідності» у відкритих торгах та “обґрунтованої потреби” у закупівлі через електронний каталог. Водночас не визначає будь-яких вимог а ні до форми, а ні до змісту таких обґрунтувань. Відповідно замовник повинен з огляду на специфіку предмета закупівлі та обʼєктивні обставини обґрунтовувати необхідність для продовження строку для укладення договору про закупівлю. 

Але, ключовим в контексті питання статті є доведення неможливості укладення такого договору у строк, та необхідності продовження строку саме укладення договору.

Що означає укладення договору?

Згідно із  загальними положення Цивільного та Господарського кодексів України (далі - ЦКУ та ГКУ) договором є домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків. 

Так, згідно з статтею 638 ЦКУ договір є укладеним, якщо сторони досягли згоди з усіх істотних умов договору. Договір укладається шляхом пропозиції однієї сторони укласти договір (оферти) і прийняття пропозиції (акцепту) другою стороною.

Така згода, та факт укладання договору підтверджується  наявністю підписів у договорі про закупівлю уповноважених представників сторін.

Хто підписує договір про закупівлю?

Договір про закупівлю це - господарський договір, що укладається між замовником і учасником за результатами проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі та передбачає платне надання послуг, виконання робіт або придбання товару (пункт 6 частини 1 статті 1 Закону).

Замовником з точки зору Закону є суб’єкти, визначені згідно із статтею 2 цього Закону, які здійснюють закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до цього Закону. Аналізуючи положення статті 2 Закону замовник за організаційно – правовою формою є підприємство, установа, організація, товариство, фонд, орган державної влади тощо від імені яких виступає та діє представник, який уповноважений на вчинення лише тих правочинів, право на вчинення яких має особа, яку він представляє.

Згідно норм ЦКУ представництвом є правовідношення, в якому одна сторона (представник) зобов'язана або має право вчинити правочин від імені другої сторони, яку вона представляє. Представництво виникає на підставі договору, закону, акта органу юридичної особи та з інших підстав, встановлених актами цивільного законодавства.

Представник може бути уповноважений на вчинення лише тих правочинів, право на вчинення яких має особа, яку він представляє. Правочин, вчинений представником, створює, змінює, припиняє цивільні права та обов'язки особи, яку він представляє.

Тобто, укладаючи договір про закупівлю від імені замовника виступає представник, який наділений повноваженнями на вчинення правочину – підписати договір.

Відповідно для укладення договору необхідний підпис як правило директора, керівника, можливо заступник директора тощо. Тому, лише у разі, якщо уповноважена особа замовника є  посадовою особою, яка наділена повноваженнями на вчинення правочину, відпустка такого підписанта дійсно може бути обгрунтованою необхідністю  у продовженні строку для укладення договору про закупівлю. Але, це скоріше, не типова ситуація коли директор є одночасно і УО. Тож продовжуємо аналізувати.

За що відповідальна уповноважена особа на етапі підписання договору про закупівлю?

Уповноважена особа (особи) - службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі / спрощених закупівель згідно з цим Законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника (пункту 35 частини 1 статті 1 Закону).

Згідно частини 1 статті 11 Закону, уповноважена особа може бути відповідальною за організацію та проведення закупівель, що здійснюються відповідно до частини 3 статті 3 Закону, наразі мається на увазі закупівлі, які проводяться без використання електронної системи закупівель, згідно пункту 11 Особливостей. На практиці ж, УО може бути відповідальна і за проведення закупівель шляхом використання електронного каталогу. 

Отже, уповноважена особа є відповідальною за організацію та проведення процедур закупівель, та може бути відповідальною, згідно розпорядчого рішення замовника за проведення інших видів закупівель, які визначені нормами Особливостей.

Які ж рішення приймаються уповноваженою особою під час організації та проведення закупівель? У відповідності до частини 10 статті 11 Закону уповноважена особа:

1) планує закупівлі та формує річний план закупівель в електронній системі закупівель;

2) здійснює вибір процедури закупівлі;

3) проводить процедури закупівель / спрощені закупівлі;

3-1) оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, у випадку здійснення закупівель відповідно до частини 7 статті 3 цього Закону;

4) забезпечує рівні умови для всіх учасників, об’єктивний та чесний вибір переможця процедури закупівлі / спрощеної закупівлі;

5) забезпечує складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених цим Законом;

6) забезпечує оприлюднення в електронній системі закупівель інформації, необхідної для виконання вимог цього Закону;

7) здійснює інші дії, передбачені цим Законом.

Частина 3 статті 11 Закону передбачає, що замовник має право призначити декілька уповноважених осіб, за умови що кожна з таких осіб буде відповідальною за організацію та проведення конкретних процедур закупівель.

Тож, у разі відсутності підтвердження обґрунтованої необхідності / обґрунтованої потреби  у продовженні строку для укладення договору про закупівлю, з метою дотримання законодавства в частині оприлюднення договору про закупівлю в електронній системі, замовник має призначити ще одну уповноважену особу на час відпустки іншої, при цьому в наказі про призначення доречно передбачати за які саме закупівлі відповідальна нова УО.