Чи може уповноважена особа працювати під час відпустки?

Замовники у своїй роботі можуть зіштовхнутися із  ситуацією коли виникає необхідність у проведенні відкритих торгів, а уповноважена особа знаходиться у відпустці (інша уповноважена особа не призначена), досить логічним є питання чи може уповноважена особа під час відпустки проводити закупівлі?

Норми Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затвердженими постановою Кабміну від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) не змінили порядок та не встановили будь-яких положень, що стосуються організації закупівельної діяльності замовника, а тому замовник має керуватися нормами Закону України «Про публічні закупівлі» (надалі – Закон). Тому, у даному матеріалі нагадаємо норми Закону щодо порядку призначення або визначення уповноваженої особи та проаналізуємо інші норми чинного законодавства задля надання відповіді  на питання чи може уповноважена особа під час відпустки проводити закупівлі.

Статтею 11 Закону визначенні основні правила організації закупівельної діяльності замовника. Що ж унормовано Законом хто така уповноважена особа? Уповноважена особа (особи) - службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі / спрощених закупівель згідно з цим Законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника (пункту 35 частини 1 статті 1 Закону).

Тобто, із визначення вбачається, що уповноважена є особа службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника. А відтак уповноважена особа, як будь-який штатний працівник замовника має перебувати у трудових відносинах, згідно укладеного трудового договору із замовником та такі відносини регулюються нормами трудового законодавства.

Для того щоб зрозуміти чи може уповноважена особа працювати = проводити закупівлю у період відпустки потрібно зрозуміти що таке відпустка, який її законодавчий характер та який порядок оформлення відпустки.

Що таке відпустка?

Право на відпочинок надано кожному хто працює, яке закріплене у статті 45 Конституції України. Це право забезпечується наданням днів щотижневого відпочинку, а також оплачуваної щорічної відпустки, встановленням скороченого робочого дня щодо окремих професій і виробництв, скороченої тривалості роботи у нічний час. Максимальна тривалість робочого часу, мінімальна тривалість відпочинку та оплачуваної щорічної відпустки, вихідні та святкові дні, а також інші умови здійснення цього права визначаються законом.

Такими законами є КЗпП та Закону України «Про відпустки» (надалі – Закон про відпустки).

У відповідності до статті 2 Закону про відпустки право на відпустки мають всі громадяни України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями будь-якої форми власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи. 

Іншими словами, відпустка - це встановлена законом, колективним договором або трудовим контрактом певна кількість календарних днів безперервного відпочинку, які надаються працівникові роботодавцем у робочому році з оплатою або без оплати їх із збереженням місця роботи (посади) за працівником на цей час.

Який порядок оформлення відпустки?

Оформлення відпусток відбувається у відповідності до положень КЗпП, Закону про відпустки та складається таке оформлення із кількох дій.

Дія 1. Оформлення Графіку відпустки. Згідно частини 10 статті 10 Закону про відпустки черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку.

Дія 2. Повідомлення працівника про відпустку. Частиною 11 статті 10 Закону про відпустки визначено, що конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Дія 3. Заява про відпустку. Заява про відпустку подається лише у тому випадку, якщо працівнику потрібна відпустка в інший період, ніж той, що передбачений графіком відпусток. Також, заява про відпустку потрібна у разі відсутності графіка відпусток у роботодавця, або ж якщо у складеному графіку відпусток відсутній працівник (уповноважена особа).

У разі якщо працівника (уповноважену особу) цілком влаштовують дати передбаченні у графіку відпусток у такому випадку роботодавець відразу може переходити до складання наказу про надання відпустки, без подання таким працівником заяви про відпустку.

Дія 4. Оформлення наказу про відпустку. Частиною 13 статті 10 Закону про відпустки передбачено, що власник або уповноважений ним орган зобов'язаний вести облік відпусток, що надаються працівникам.

Зазначений алгоритм дій застосовується при оформленні всіх видів відпусток визначених у статті 4 Закону про відпустки, а саме:

1) щорічні відпустки:

• основна відпустка (стаття 6 цього Закону);
• додаткова відпустка за роботу із шкідливими та важкими умовами праці (стаття 7 цього Закону);
• додаткова відпустка за особливий характер праці (стаття 8 цього Закону);
• інші додаткові відпустки, передбачені законодавством;

2) додаткові відпустки у зв'язку з навчанням (статті 13, 14 і 15 цього Закону);

3) творча відпустка (стаття 16 цього Закону);

3.1)  відпустка для підготовки та участі в змаганнях (стаття 16¹ цього Закону);

4) соціальні відпустки:

• відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами (стаття 17 цього Закону);
• відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (стаття 18 цього Закону);
• відпустка у зв'язку з усиновленням дитини (стаття 18¹ цього Закону);
• додаткова відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину - особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (стаття 19 цього Закону);
• відпустка при народженні дитини (стаття 19¹ цього Закону);

5) відпустки без збереження заробітної плати (статті 25, 26 цього Закону).

Законодавством, колективним договором, угодою та трудовим договором можуть установлюватись інші види відпусток.

Аналізуючи алгоритм дій замовника, як роботодавця щодо порядку оформлення відпусток та враховуючи положення пункту 14 Особливостей та статті 4 Закону щодо можливості самостійного планування закупівель виходячи із потреб замовника, можна  зробити висновок, що в принципі замовник може правильно запланувати відпустки уповноваженої особи за погодження із останньою враховуючи річний план закупівлі та періоди потреб у закупівлі товарів, робіт та послуг.

Але бувають нетипові ситуації ті, що замовник можливо не міг передбачити, та закупівлю «відкриті торги» провести потрібно, що потрібно врахувати та вчинити замовнику?

Вихід 1. Замовник може відкликати працівника (уповноважену особу) із відпустки. При цьому замовнику потрібно врахувати законодавчі обмеження.

У відповідності до статті 79 КЗпП та частини 3 статті 12 Закону про відпустки відкликання з щорічної відпустки допускається за згодою працівника лише для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків, для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства, установи, організації з додержанням вимог частини 6 цієї статті та в інших випадках, передбачених законодавством. У разі відкликання працівника з відпустки його працю оплачують з урахуванням тієї суми, що була нарахована на оплату невикористаної частини відпустки. 

Відкликання працівника може відбуватися лише із щорічної відпустки, відкликання з інших видів відпусток, навіть за його згодою, у тому числі і відпустки без збереження заробітної плати, не передбачено (підтверджено листом Мінсоцполітики України від 17.10.2016 № 576/13/116-16).

Тобто, знову ж таки законодавець встановив чіткі умови відкликання із відпусти:

• відкликання лише із щорічної відпустки:

- основна відпустка (стаття 6 цього Закону);

- додаткова відпустка за роботу із шкідливими та важкими умовами праці (стаття 7 цього Закону);

- додаткова відпустка за особливий характер праці (стаття 8 цього Закону);

- інші додаткові відпустки, передбачені законодавством;

• допускається лише за згодою працівника (бажано мати письмову згоду);
• лише для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків, для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства, установи, організації з додержанням вимог частини 6 статті 79 КЗпП та в інших випадках, передбачених законодавством;
• поділ щорічної відпустки на частини будь-якої тривалості допускається на прохання працівника за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів (частина 6 статті 79 КЗпП), відкликати з відпустки можливо із дотриманням порядку поділу відпусток. Для прикладу: працівник оформив відпустку на 20 днів, водночас у даного працівник лише є основна відпустка 24 та 2 дні за ненормований робочий день як додатково відпустка згідно колективного договору. Тобто в загальному у працівника 26 календарних дні відпустки щорічної. Тому у даному випадку замовник може відкликати уповноважену особу,
• або через 14 днів відпустки та шість днів перенести на інший період;
• або через 12 календарних днів, а 8 календарних днів долучити до 6 днів, які залишилися не використанні для того, щоб одна частина безперервної відпустки становив 14 календарних дні.    

Відкликання з відпустки оформляється Наказом про відкликання з відпустки. У наказі про відкликання з відпустки має бути обов’язково вказана причина відкликання та посилання на конкретну обставину з частини 8 статті 79 КЗпП та має варто вказати коли працівник отримає невикористану частину щорічної відпустки. Для прикладу у наказі можна зазначити: невикористану частину відпустки надати з ______ на ______ календарних днів або надати невикористану відпустку в кількості ____ календарних днів після _______ (вказати обставину) за заявою працівника.

Вихід 2. Призначити для проведення закупівлі іншу уповноважену особу, яка буде заміщувати її під час відпуски або відсутності з інших причин. У такому випаду замовник наказом або іншим розпорядчим документом призначає особу для проведення закупівлі товарів, робіт або послуг.

Підсумки

Уповноважена особа, як і кожний штатний працівник замовника має право на відпочинок, який вважається відпусткою, та це вважається відсутність працівника на роботі, яке оформлено наказом про відпустку, а відтак уповноважена особа є такою, що не перебуває на роботі тому і немає права виконувати посадові обов’язки або покладенні розпорядчим документом замовника функції уповноваженої особи.