Приклади документів для призначення уповноваженої особи та її взаємодії із внутрішнім замовником

Оновлено для використання у 2025 році.

Вимогами частини 1 статті 11 Закону встановлено, що відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі є уповноважена особа. Згідно приписів частин  9 статті 11 Закону уповноважена особа виконує свої функції у відповідності до положень Закону та відповідно до Положення про уповноважену особу.

Приклади полегшують роботу, але будь-який з них потрібно ще заповнити, пристосувати до закупівель, що будуть проводитись, специфіки замовника тощо та обов’язково перевірити на відповідність перед фінальним використанням. 

Тому нижче наведено пакет прикладів документів, які є необхідними для призначення та виконання функцій уповноваженої особи:

• Наказ на призначення уповноваженої особи;
• Положення про уповноважену особу;
• Положення про уповноважену особу (у разі проведення усіх закупівель);
• Наказ про затвердження Положення про уповноважену особу;
• Наказ про призначення уповноваженої особи на період тимчасової відсутності.

Важливою передумовою проведення вдалих закупівель є взаємодія закупівельника із внутрішнім замовником.

Водночас для уникнення проблем у взаємодії закупівельника із внутрішнім замовником варто задокументувати порядок дій кожного. Тож пропонуємо до вашої уваги приклади таких документів (наказ та положення), а саме:

• Приклад наказу про затвердження положення про взаємодію уповноваженої / відповідальної особи із структурними підрозділами замовника під час проведення публічних закупівель;
• Приклад положення про взаємодію уповноваженої / відповідальної особи із структурними підрозділами замовника під час проведення публічних закупівель.

В свою чергу, для того, щоб визначити потребу замовника у товарах, роботах та послугах на наступний рік необхідно не тільки проаналізувати закупівлі попереднього(іх) періоду(ів), а ще й комунікувати із внутрішніми замовника (відділами, департаментами тощо).

Для цього уповноваженій особі необхідно зробити відповідні запити та для ефективного аналізу інформації встановити вимоги до подання такої інформації. Наводимо приклад запиту у вигляді службової записки:

• Приклад службової записки на внутрішніх замовників для визначення потреби замовника у товарах роботах та послугах

Також уповноважена особа може залучати інших працівників для розгляду тендерних пропозицій. Але це потрібно робити з відповідним документальним офорленням, створюючи робочу групу. Для цього можуть знадобитись наступні документи:

• Наказ про стрворення робочої групи
• Положення про робочу групу
• Наказ про затвердження положення про робочу групу