Помилки замовників при розгляді тендерних пропозицій під час закупівель технічного обслуговування

Готуючи тендерну документацію на закупівлю технічного обслуговування замовник, як правило, намагається врахувати також і норми спеціального законодавства стосовно об'єкту такого обслуговування. При цьому, кожна додаткова вимога лише ускладнює процес розгляду тендерних пропозицій. Тому у статті наведемо окремі рішення із практики Органу оскарження та ДАСУ, а також закцентуємо увагу на найпоширеніших помилках замовника і як їх кваліфікують перевіряючі органи.

Замовник розмістив вимогу про усунення невідповідностей щодо документів, які не вимагаються тендерною документацією

Приклад 1. Закупівля UA-2023-12-21-017677-a, рішення органу оскарження № 1136-р/пк-пз від 18.01.2024

Суть скарги: Замовник зазначає, що відповідно до  "Інформація про технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі" тендерної документації передбачено: ".. Організація експлуатації ліфтів: Забезпечити надійну та безпечну експлуатацію ліфтів та перевезення ліфтом, своїм навченим та атестованим персоналом, (так як КНП "Врадіївська ЦРЛ не має відповідного дозволу) згідно з вимогами "Правил будови та безпечної експлуатації ліфтів" (ПББЕЛ), технологічного процесу, чинних положень, нормативних документів."

Замовник стверджує, що кожний учасник процедури закупівлі мав надати копію аналогічного договору, який підтверджує досвід надання послуг не тільки з технічного обслуговування ліфтів, а й послуг по забезпеченню експлуатації ліфтів своїм навчальним та атестованим персоналом. Надана Скаржником копія аналогічного договору не містить інформації щодо надання Скаржником послуг по забезпеченню експлуатації та перевезення ліфтами своїм навченим та атестованим персоналом, а підтверджує лише надання послуг по технічному обслуговуванню ліфтів.  Замовник розмістив вимогу про усунення виявлених невідповідностей, проте Скаржник порушення не усунув.

Позиція органу оскарження: відповідно до тендерної документації перелік документів, що підтверджують інформацію учасників про відповідність їх кваліфікаційним критеріям, зазначені в Додатку 1, який містить інформацію та перелік документів для підтвердження відповідності учасника вимогам, визначеним у статті 16 та пункту 47 Особливостей, а саме:

• Довідка за власноручним підписом уповноваженої особи Учасника та завірена печаткою (за наявності) з інформацією про виконання аналогічного(их) договору(ів) в довільній формі чи за наведеною нижче формою. Аналогічним є договір, що є аналогічним за предметом закупівлі (повністю чи частково) або за кодом ДК 021:2015: 50750000-7 Послуги з технічного обслуговування ліфтів (Послуги з технічного обслуговування та експлуатації ліфтів). 
• Копія (ї) аналогічного(их) договору(ів) та відповідно до п. 1.1. (не менше одного). 

За таких умов, тендерною документацією передбачено можливість надання інформації про договір, що є аналогічним за предметом закупівлі (повністю чи частково). Документація не містить вимог щодо необхідності підтвердження досвіду виконання саме ідентичного за предметом закупівлі договорів.

У складі Пропозиції Скаржника містяться, зокрема: 

- довідка про наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів), в якій міститься інформація про договір з предметом договору виконання послуг (робіт) з повного технічного обслуговування (ПТО) ліфтів та регламентних робіт; 

- аналогічний  договір, відповідно до пункту 1.1 якого Замовник передає, а Виконавець приймає на свій ризик обов’язок з організації і виконання послуг (робіт) з повного технічного обслуговування (ПТО) ліфтів та регламентних робіт, надалі - Послуги, на об’єктах Замовника, зазначених в Переліку об’єктів Замовника, Додатку № 1 до цього Договору, що є його невід’ємною частиною.

Замовник не довів та документально не підтвердив, що наданий Скаржником договір не є аналогічним за предметом закупівлі.

Приклад 2. Закупівля UA-2024-03-01-007462-a, рішення органу оскарження № 5584-р/пк-пз від 27.03.2024

Суть скарги: відповідно до тендерної документації встановлено, що вимоги до предмета  закупівлі (технічні, якісні та кількісні характеристики) згідно з пунктом третім частини другої статті 22 Закону зазначено в Додатку 2 до цієї тендерної документації. Додаток 2 тендерної документації містить інформацію про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі та технічну специфікація до предмета закупівлі: “обсяги та предмет закупівлі: Технічне обслуговування автомобіля FIAT Fullback 2,5d МКПП д.н. АВ 367 Е номер шасі ZFAKVJN30J9038453 з витратними матеріалами. Вимоги до інформації про якісні характеристики надання послуг: Роботи з технічного обслуговування техніки має проводити виключно авторизований центр FIAT, за наявності відповідних сертифікатів.”

Разом з тим, відповідно до інформації, оприлюдненої на веб порталі Замовник розмістив вимогу про усунення невідповідностей, в якій зазначив, зокрема: "Відсутність відповідного сертифікату про те, що підприємець являється авторизованим центром FIAT.”

Скаржник вважає вимогу на 24 год безпідставною.

Позиція органу оскарження:  тендерна документація не передбачає надання в складі тендерної пропозиції відповідних сертифікатів авторизованого центру FIAT. Відповідно до пункту 43 Особливостей якщо замовником під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявлено невідповідності в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та/або подання яких передбачалося тендерною документацією, він розміщує у строк, який не може бути меншим ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель. Враховуючи наведене, Замовник не повинен був звертатись до зазначеного учасника на підставі пункту 43 Особливостей в цій частині.

Надання сертифікату відповідності на ім'я залученого учасником субпідрядника стало підставою для відхилення

Приклад 3. Закупівля UA-2024-02-12-012631-a, рішення органу оскарження    №5650-р/пк-пз від 28.03.2024

Суть скарги: відповідно до інформації, розміщеної на веб порталі Уповноваженого органу, предметом закупівлі є Послуги з технічного обслуговування системи пожежної сигналізації та системи оповіщення про пожежу та управління евакуацією людей.

Тендерна документація містить інформацію про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, зокрема: у складі тендерної пропозиції учасник має надати скановану копію з оригіналу діючого сертифікату (строк дії – не менше строку надання послуг за даною закупівлею) у кольоровому вигляді на підтвердження відповідності вимогам ДСТУ CEN/TS 54-14:2021 "Системи пожежної сигналізації та оповіщування. Частина 14. Настанови щодо побудови, проектування, монтування пусконалагоджування, введення в експлуатацію, експлуатування та технічного обслуговування (CEN/TS 54-14:2018, IDT)".

Замовник відхилив учасника через ненадання вказаного сертифікат на підставі  абзацу 2 підпункту 2 пункту  44 Особливостей. 

Скаржник зазначає, що вимогами тендерної документації не було встановлено, що сертифікат ДСТУ CEN/TS 54- 14:2021 повинен бути виданий саме на ім՚я учасника. Таким чином Скаржником було дотримано вимоги тендерної документації в повному обсязі та дотримано чинного законодавства, в тому числі Закону так як надано сертифікат від субпідрядника. Інформацію про субпідрядника Скаржник вказує у довідці.

Позиція органу оскарження: тендерна документація не містить вимоги щодо необхідності надання такого сертифіката саме на ім'я учасника. Враховуючи наведене, а також наданій Скаржником документи, тендерна пропозиція Скаржника була неправомірно відхилена Замовником з наведеної вище підстави.

Учасник надає протокол випробувань не щодо кожного обладнання, яке зазначає у довідці 

Приклад 4. Закупівля UA-2024-01-24-010795-a, рішення органу оскарження  № 4717-р/пк-пз від 14.03.2024

Суть скарги: Скаржник зазначає, що відповідно до тендерної документації учасник має надати довідку у довільній формі, що містить інформацію про наявність обладнання та матеріально-технічної бази, необхідних для надання послуг зі спостереження та обслуговування з наданням документів на все обладнання та матеріально-технічну базу, яка вказана в довідці, що підтверджують право власності або користування або залучення. У складі тендерної пропозиції учасник надає копію чинного протоколу про виміри опору ізоляції на все обладнання, що вказано в довідці Матеріально-технічна база має відповідати умовам, визначеним в Постанові Кабінету Міністрів України від 23.11.2016 № 852.

Разом з тим, як вбачається з поданих Переможцем протоколів, перевірка опору ізоляції здійснювалась не щодо всього обладнання, вказаного в довідці про наявність обладнання, матеріально-технічної бази та технологій учасника, а лише щодо його частини (27 позицій з 32 одиниць обладнання). Так, зокрема, у складі поданої Пропозиції, відсутні протоколи перевірки опору ізоляції обладнання: манометр 26, автоматичний зварювальний апарат, пульт централізованого спостереження, ваги.

Позиція органу оскарження:  умовами тендерної документації передбачено надання чинного протоколу про виміри опору ізоляції саме на все обладнання, що вказане в довідці про наявність обладнання та матеріально-технічної бази. Разом з тим, у складі тендерної пропозиції Переможця відсутній протокол про виміри опору ізоляції на пульт централізованого спостереження, що зазначений у довідці про наявність обладнання, матеріально-технічної бази та технологій учасника. Враховуючи наведене, наявні невідповідності в документах Пропозиції зазначеного учасника, визначених пунктом 43 Особливостей.

Не надання учаснику 24 год на усунення невідповідностей призвело до зобов'язання від ДАСУ розірвати договір про закупівлю

Приклад 5. Закупівля UA-2023-11-23-006582-a, моніторинг UA-M-2024-01-30-000020

Моніторингом установлено, що для підтвердження кваліфікаційного критерію «Наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів)» тендерною документацією передбачено, що учасник для підтвердження інформації, що зазначена у довідці «Інформація про виконання аналогічного договору(ів)», надає акт(-ти) приймання виконаних робіт/ наданих послуг. Учасником ФОП надано акти виконаних робіт лише по одному договору, укладеному з КП «К» на суму 29700,0 грн. притому що договір виконано на суму 133 650,00 грн, про що зазначено на сайті prozorro за ID UA-2023-03-22-010701-a. По іншому договору, укладеному з КП «Ж» акти виконаних робіт не надані. Отже, на порушення вимоги підпункту 2 пункту 44 Особливостей Замовник не відхилив тендерну пропозицію учасника-переможця ФОП, що не відповідає вимогам, установленим у тендерній документації відповідно до абзацу першого частини третьої статті 22 Закон та уклав із ним договір. 

ДАСУ у висновку зобов’язує здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень встановленому законодавством порядку, зокрема вжити заходи щодо припинення зобов’язань за договором

Приклад 6. Закупівля UA-2024-01-05-001488-a, моніторинг UA-M-2024-02-19-000060

Моніторингом встановлено, що відповідно до пункту тендерної документації визначена наступна вимога: «Учасник зазначає в тендерній пропозиції повне найменування та місцезнаходження щодо кожного суб’єкта господарювання, якого учасник планує залучати як субпідрядника до виконання робіт у обсязі не менше ніж 20 відсотків від вартості договору про закупівлю та надає інформацію за формою, яка наведена у Додатках №1, №2, №5». Крім того, зазначено «якщо субпідрядна організація залучатися не буде, або буде залучатися в обсязі, що не перевищує 20 відсотків від вартості договору про закупівлю, надається лист на фірмовому бланку за підписом керівника підприємства – учасника про намір виконати всі роботи самостійно або залучити субпідрядні організації в обсязі, що не перевищує 20 відсотків від вартості договору про закупівлю за формою, яка наведена у Додатку № 5». 

Проте, учасник ФОП в складі тендерної пропозиції не надав документів та інформації передбачених пунктом 2 розділу 5 тендерної документації щодо залучення або незалучення субпідрядника/співвиконавця до виконання робіт, що є предметом закупівлі. Відповідно до пункту 43 Особливостей якщо замовником під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявлено невідповідності в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та/або подання яких передбачалося тендерною документацією, він розміщує у строк, який не може бути меншим ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель. Разом з цим, Замовник не виявив вищезазначеної невідповідності, про що свідчить інформація з протоколу уповноваженої особи Замовника. Внаслідок вказаних дій (бездіяльності) за станом на дату оприлюднення повідомлення про намір укласти договір з ФОП виникли обставини, передбачені підпунктом 2 пункту 44 Особливостей, а саме: Замовник був зобов’язаний відхилити тендерну пропозицію ФОП у зв’язку з тим, що тендерна пропозиція цього учасника не відповідає вимогам, установленим у тендерній документації відповідно до абзацу першого частини третьої статті 22 Закону.

ДАСУ у висновку зобов’язує здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень шляхом розірвання договору про надання послуг.

Замовник прийняв тендерну пропозицію ціна якої вище ніж очікувана вартість

Приклад 7. Закупівля UA-2023-11-08-011577-a, моніторинг UA-M-2024-02-08-000061

Моніторингом встановлено, що учасником подано ціну тендерної пропозиції (5131382,40 грн) вищу за очікувану вартість предмета закупівлі (4975473,36 грн), вказану в оголошенні про проведення відкритих торгів. З метою підтвердження або спростування встановленого порушення, ДАСУ надано запит замовнику. Замовником в електронній системі закупівель надано відповідь, яка не спростовує задокументованого порушення. Так, замовником у своїй відповіді зазначено: «Замовник перевіряв тендерну пропозицію на відповідності вимогам тендерної документації та було виявлено, що тендерна пропозиція Переможця процедури закупівлі надана з урахуванням податку на додану вартість (ціна - 5 131 382,40 грн. З ПДВ, що підтверджується наданим документом в складі тендерної пропозиції Переможця процедури закупівлі від 17.11.2023р. №17.11/1305-8 «Тендерна пропозиція» (файл в електронній системі закупівель «Дод 4 ЦП.pdf.asice.zip»)), що не суперечить вимогам тендерної документації та оголошенню про проведення відкритих торгів, так як вирахувати суму ПДВ та ціна тендерної пропозиції складає 4 276 152,00 грн. БЕЗ ПДВ, що не перевищує очікувану вартість закупівлі. Крім того, зазначимо що функціоналом електронної системи закупівель не передбачено використання відміток на електронному майданчику , щодо прийняття/не прийняття до розгляду тендерної пропозиції, ціна якої є вищою, ніж очікувана вартість предмета закупівлі, визначена замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів та не має відмітки відсотка перевищення тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі над очікуваною вартістю предмета закупівлі, визначеної замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів, як це передбачено для застосування/не застосування електронного аукціону(пункту 37 Особливостей), відміткою на електронному майданчику під час оголошення процедури закупівлі». 

Вказане твердження замовника є безпідставним, оскільки останнім до складу очікуваної вартості включено ПДВ. Так, в тендерній документації, а саме в Додатку 3 «Проект договору», пунктом 2.1. передбачено: «Вартість договору складає: _________ грн. з ПДВ (__________грн. ____ коп..)». Тобто, складений замовником проект договору передбачав на момент затвердження тендерної документації включення ПДВ до вартості договору. Разом з цим в тендерній документації (пункт 1 розділу 5 тендерної документації) замовником чітко визначено: «Ціна тендерної пропозиції не може перевищувати очікувану вартість предмета закупівлі, зазначену в оголошенні про проведення відкритих торгів, з урахуванням абзацу другого пункту 28 Особливостей. До розгляду не приймається тендерна пропозиція, ціна якої є вищою ніж очікувана вартість предмета закупівлі, визначена замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів». Так, відповідно до абзацу 4 пункту 44 Особливостей замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі, коли тендерна пропозиція є такою, ціна якої перевищує очікувану вартість предмета закупівлі, визначену замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів, якщо замовник у тендерній документації не зазначив про прийняття до розгляду тендерної пропозиції, ціна якої є вищою, ніж очікувана вартість предмета закупівлі, визначена замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів, та/або не зазначив прийнятний відсоток перевищення або відсоток перевищення є більшим, ніж зазначений замовником в тендерній документації, що не забезпечено замовником. 

Таким чином, в порушення абзацу 4 пункту 44 Особливостей  замовником не відхилено тендерну пропозицію учасника ТОВ «С», як таку ціна тендерної пропозиції якої перевищує очікувану вартість предмета закупівлі.

Підсумки

Замовник розглядає тендерну пропозицію, яка визначена найбільш економічно вигідною відповідно до Особливостей, щодо її відповідності вимогам тендерної документації. Отже, замовнику важливо абстрагуватися від того, що малося на увазі під час встановлення вимог. Але керуватися виключно тим, що написано в тендерній документації та як сформована вимога, який спосіб визначений для подання того чи іншого документу. Тому, ще на етапі підготовки тендерної документації замовник повинен чітко розуміти, що він хоче бачити у поданих тендерних пропозиціях.

Далі, у разі виявлення невідповідностей, враховуючи практику АМКУ та ДАСУ, правильно прийняти рішення про надання 24 години на усунення таких невідповідностей (адже це обов'язок, а не право замовника) або відразу відхилити тендерну пропозицію учасника за наявністю відповідних підстав.